Willkommen auf dem Blog von Marcus K. Reif | Meine Arbeit gibt Ihnen Zeit für Ihre!

Wir People-Manager sprechen über die Candidate-Experience und meinen damit einen Prozess, der ideal auf die Kandidaten ausgerichtet ist. Der Prozess beginnt bei der wahrgenommenen unspezifischen Arbeitgeberattraktivität, geht über die spezifische Arbeitgeberattraktivität über Longlist, Shortlist bis zur konkreten Bewerbungsabsicht. Für viele endet die Experience bereits hier, doch das Gegenteil ist der Fall. Die Experience wird bis einschließlich der Einarbeitung gemessen.

Teil der Candidate-Experience ist also die Onboarding-Experience. Das ist das Erleben der Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag mit Einarbeitungszeit daran anschließend. Die Willkommenskultur und der gesamte Bereich der Einarbeitung sind wesentlich für die Potenzialentfaltung der neuen Kollegen. Für manchen Arbeitgeber endet aber die erhöhte Aufmerksamkeit mit der Unterschrift.

Ich habe es mir selbst zur Aufgabe gemacht, bei den Einstellungen, die ich selbst betreue, alle paar Wochen mit einem Anruf, einer Videokonferenz, kurzen Text- oder WhatsApp-Nachrichten für alle noch offenen Fragen zur Verfügung zu stehen. Nichts wirkt schlimmer als in der Phase nach Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags, der ja ein emotionaler Höhepunkt ist, bis zum ersten Arbeitstag sich alleine zu fühlen. Nun haben wir mit dem Coronavirus SARS-CoV-2/COVID-19 etwas, was alle bisherigen Abläufe ganz schön durcheinander wirbelt. Natürlich hat das auch auf die Einarbeitung Einfluss. Wenn große Populationen der Mitarbeiter von zu Hause aus oder in Rotation arbeiten, wie kann dann eine Einarbeitung und ein vernünftiges Onboarding stattfinden? Das schauen wir uns mal an.

Was sollte besonders beim virtuellen Onboarding beachtet werden?

Nicht selten starten neue Kollegen in den letzten Monaten virtuell bei ihren neuen Arbeitgebern. Bei meinem Arbeitgeber haben wir ein Rotationsmodell eingeführt und natürlich startet mancher neue Kollegen in der jeweiligen Woche virtuell, bevor der erste Tag im Büro stattfindet. Natürlich müssen Sie jetzt noch besser auf eine ordentliche Zeitplanung achten. Pünktlichkeit, ordentliche Planung, Einarbeitungsplan gerne auch über mehrere Tage gestreckt. Pressen Sie nicht alles in zwei Tage, sondern lassen Sie ordentliche Pausen, damit man sich auf sein Gegenüber vorbereiten und die Einarbeitungssession nachbearbeiten kann. Vergessen Sie nicht, dass die “unwritten rules” per Video kaum zu vermitteln oder schwerer zu erkennen sind. Nehmen Sie also ein Modul für Werte, Unternehmenskultur, sozial erwünschtes Verhalten mit auf. Sie werden sehen, diese Dinge zahlen sich aus! 

Machen Sie einen Perspektivwechsel. Welche Fragen hätten Sie beim Start bei einer neuen Firma? Genau diese Fragen sollten Sie direkt und eigeninitiativ im Einarbeitungsplan berücksichtigen. Sind sie komplett remote unterwegs, schicken Sie zeitig vorher die IT-Ausstattung, Zugänge usw. an die Privatadresse Ihres neuen Mitarbeiters. Stimmen Sie diese Sendung mit allen Beteiligten ab.

Scheitert Ihr Onboarding, sind hohe Folgekosten das Resultat. Neue Mitarbeiter reagieren sensibel auf enttäuschte Erwartungen. Sie werden Introvertiertheit und innere oder faktische Kündigung erleben. Die Frühfluktuation ist ein das messbare Kriterium dafür.

Die Zeit vor dem ersten Tag ist sehr wichtig!

Bei einer großen Beratung, bei der ich vor einigen Jahren eine sehr gute Zeit hatte, entwarf das Konzept des “Waiting rooms”. Das ist eine virtuelle Umgebung für alle neuen Kollegen, die auf dem Weg zu uns waren, aber ihren ersten Tag im Unternehmen noch vor sich hatten. In diesem Waiting-Room wurden allerlei Antworten gegeben auf Fragen, die üblicherweise von Interesse sind in den Tagen vor dem ersten Tag. Wie ist der Dresscode, gibt es Parkplätze, wo kann man zu Mittag essen, wie sind die Verbindungen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, gibt es einen Getränkeautomat, bekommt man im Büro oder in der Nähe Snacks? Es gibt hunderte von Fragen, die allesamt sinnvoll über solch eine Lösung beantwortet werden können. Und sie sind stressfrei. Versetzen Sie sich zurück zu Ihrem ersten Tag. All diese Fragen haben auch Sie mehr oder weniger interessiert. Haben Sie sie gestellt? 

Denken Sie bitte im Rahmen des Onboardings an die folgenden Punkte:

  1. denken Sie an die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag. Gute Anbieter stellen Ihnen Apps zur Verfügung, die den Start merklich vereinfachen. Bauen Sie sich Ihren eigenen “Waiting Room”
  2. schicken Sie ein Willkommenspaket (siehe auch Punkt 7). Legen Sie bspw. die Visitenkarten bei oder andere Aufmerksamkeiten
  3. planen Sie virtuell eine Eröffnungsveranstaltung mit allen New-Joinern
  4. gehen Sie anschließend in individuelle Sessions
  5. vereinbaren Sie Mittagessenstermine für die gesamte erste Woche (während Corona machen Sie täglich virtuelle Kaffee-Termine am Nachmittag aus)
  6. organisieren Sie Kennenlerntermine über die ersten zwei Wochen hinweg mit wichtigen Personen aller Senioritäten 
  7. sind alle Arbeitsmittel bestellt? Notebook, Smartphone, Zugänge, Mitarbeiterausweis etc. 
  8. gibt es eine FAQ, wo was bestellt werden kann? Also von der BahnCard über Smartphone, Firmenkreditkarte und vieles weitere mehr
  9. ist ein Mentor oder Onboarding-Scout angedacht, der sich die ersten Wochen Zeit einräumt? 
  10. machen Sie eine Frage-/Antwort-Runde am Ende des Einarbeitungsplans. Fragen Sie aktiv nach Feedback!

Onboarding-Event

Und gönnen Sie sich die Möglichkeit einer zentralen Onboarding-Veranstaltung. Sie können dort alle neuen Kollegen direkt mit der Strategie befassen, ihnen die Werte der Firma erläutern, ohne dass diese durch individuelle Interpretation einzelner Führungskräfte verwässert wird. Alle “Neuen” haben direkt die Chance, ein wertvolles und gutes Netzwerk aufzubauen. Etliche der Kollegen aus meinen Onboarding-Veranstaltungen sind bis heute gute Buddies und ein aktiver Teil meines Netzwerks. Und natürlich ist alles Wichtige auch gut adressiert. Ob IT-Orientierung, Richtlinien, Compliance, Risk-Mgmt., Umgang mit Social-Media etc. Hier haben Sie die gute Aufmerksamkeit. Zumindest eine deutlich bessere als in allen Calls und Webinaren, die auf die ersten Tage folgen. 

Sie können mit jedem Schritt eigentlich nur Ihren Prozess verbessern. Und Sie erreichen zufriedene Kollegen. Sie werden es Ihnen danken! Happy Onboarding! 

Beste Grüße

Ihr Marcus K. Reif

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