Zeiterfassung, Überstunden, Mehrarbeit und pauschale Abgeltung dessen im Arbeitsvertrag

Ich widme mich mal einem aktuellen Thema. Die Zeiterfassung kommt. Aufgrund aktueller Rechtsprechungen (EuGH entschied durch Urteil vom 14. Mai 2019 (C-5518) sowie Arbeitsgericht Emden durch Urteil vom 20. Februar 2020 gelangt das Thema Zeiterfassung höher auf dem Stapel unserer Pendenzen als Personaler. Zwingend hängt damit auch ein weiteres Thema zusammen, was mir die letzten Monate immer öfter auf den Tisch kommt: wie werden Überstunden und Mehrarbeit gehandhabt. Darüber hinaus die Frage, wie die vertraglich vereinbarte pauschale Abgeltung von geleisteter Mehrarbeit gehandhabt wird. Das ist die operative Ebene der Personalarbeit, in der wir sattelfest sein müssen. Wir schauen uns das mal gemeinsam an.

Am 14. Mai 2019 hat der europäische Gerichtshof entschieden, folgte damit der Empfehlung des portugiesischen Staatsanwalts: Arbeitgeber aus allen Ländern der europäischen Union müssen die gesamten Arbeitszeiten der Mitarbeiter systematisch aufzeichnen. Nur so lässt sich nach Meinung der Richter aus Luxemburg sicherstellen, dass zulässige Arbeitszeiten nicht überschritten werden. Damit wäre die bisherige Pflicht hinfällig, dass Unternehmen, die Arbeitszeit über der vereinbarten Tagesarbeitszeit, bspw. alles über 8 Stunden, zu dokumentieren und zu kontrollieren haben. Viele haben darauf gehofft, dass sich der Bundestag noch länger Zeit lässt, um die EuGH-Rechtsprechung in nationales Recht zu überführen. Doch das Arbeitsgericht Emden hat durch sein Urteil entschieden, dass die Pflicht zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems auch ohne ein Tätigwerden des deutschen Gesetzgebers oder einer richtlinienkonformen Auslegung des § 16 Abs. 2 ArbZG besteht.

Fakt ist, wir müssen handeln. Schauen wir uns zunächst die Arbeitszeit an.

Arbeitszeit

Arbeitszeit ist die Zeit, während der ein Arbeitnehmer seine Arbeitskraft dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen muss. Nach der formalen Definition in § 2 I ArbZG ist Arbeitszeit die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepause.

Definition tägliche Arbeitszeit

Der Arbeitstag der Arbeitnehmer darf 8 Stunden nicht überschreiten. Die tägliche Arbeitszeit kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn der Durchschnitt von 8 Arbeitsstunden pro Tag innerhalb von 6 Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen nicht überschritten wird.

Definition Pausen

Die Arbeit ist durch festgelegte Pausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von insgesamt mehr als 9 Stunden zu unterbrechen. Die Pausen können in Zeiträume von jeweils mindestens 15 Minuten unterteilt werden. Mitarbeiter dürfen nicht länger als 6 Stunden hintereinander ohne Pausen beschäftigt sein (§ 4). Die Mitarbeiter müssen eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Ende der täglichen Arbeitszeit (§ 5 Abs. 1) und einmal wöchentlich eine 24-Stunden-Pause haben.

Definition Überstunden

Der Begriff „Überstunden“ beschreibt die Arbeitszeit, die über die vertraglich vereinbarte oder tarifrechtliche regelmäßige Arbeitszeit hinausgeht und vom Vorgesetzten entweder angeordnet oder geduldet wird. Überstunden betreffen damit häufig tarifliche oder betriebliche Regelungen zur Vergütung von Arbeitszeit, die über die eigentlich vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht. Wenn Sie Über­stun­den ma­chen, ar­bei­ten Sie als Ar­beit­neh­mer länger als Sie im Re­gel­fall nach Vertrag ar­bei­ten müss­ten. Oder im Ju­ris­ten­deutsch: Die Leis­tung von Über­stun­den ist die Über­schrei­tung der vom ein­zel­nen Ar­beit­neh­mer ge­schul­de­ten, ar­beits­ver­trag­lich oder ta­rif­ver­trag­lich fest­ge­leg­ten Ar­beits­zeit.

Höchstgrenze für Überstunden

Es gibt keine spezielle Regelung dazu, wie viele Überstunden maximal geleistet werden dürfen. Das Arb­ZG schreibt für den Nor­mal­fall den Acht­stun­den­tag vor. Das heißt, diese 8 Stunden am Tag sind der Richtwert für Mitarbeiter/innen, 10 Stunden am Tag sind der Höchstwert in Ausnahmefällen. Länger als acht St­un­den pro Tag darf ein Ar­beit­neh­mer generell nicht ar­bei­ten. Da­bei zählen Pau­sen nicht als Ar­beits­zeit. Da das Arb­ZG von der Sechs­ta­ge­wo­che aus­geht, sind (6 x 8 St­un­den =) 48 St­un­den pro Wo­che die im All­ge­mei­nen gel­ten­de Ober­gren­ze. Und vergessen Sie dabei den Schnitt auf die 24 Wochen nicht. Eine Berechnung, dass man mit 10 Stunden zulässiger Höchstarbeitszeit pro Tag auf die Arbeitstage Montag bis Samstag auf 60 zulässige Wochenstunden käme, ist falsch und unzulässig.

Definitionen Mehrarbeit

Mehrarbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes ist die Arbeitszeit, die über die tägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinausgeht und innerhalb von 24 Wochen ausgeglichen werden muss. Mehrarbeit bezieht sich in diesem Fall immer auf das Arbeitszeitrecht und hat keinen Bezug zur Vergütung. Unter Mehrarbeit versteht man meistens etwas anderes als die Überschreitung der individuell geschuldeten Arbeitszeit (Überstunden). Herkömmlicherweise meint man mit Mehrarbeit die Überschreitung einer tarifvertraglich festgelegten Arbeitszeitgrenze und/oder die Überschreitung gesetzlicher Obergrenzen der Arbeitszeit, wie sie z.B. im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthalten sind.

Verpflichtung Über­stun­den zu leis­ten?

Sind Sie als Arbeitnehmer verpflichtet, auf Anweisung Ihres Arbeitgebers Überstunden zu leisten? Nein. Das Di­rek­ti­ons­recht be­rech­tigt den Ar­beit­ge­ber nicht da­zu, vom Ar­beit­neh­mer Über­stun­den zu ver­lan­gen. Das liegt dar­an, dass der Ar­beits­ver­trag den Um­fang der von Ih­nen als Ar­beit­neh­mer zu leis­ten­den Ar­beit fest­legt. Könn­te der Ar­beit­ge­ber ein­sei­tig im We­ge des Wei­sungs­rechts an die­ser Schrau­be dre­hen, würde er die we­sent­li­chen Ver­trags­in­hal­te ein­sei­tig verändern. Et­was an­ders gilt bei Not­si­tua­tio­nen, die al­ler­dings sehr sel­ten sind. Mit „Not­si­tua­ti­on“ ist nicht et­wa ein plötz­li­cher Großauf­trag ge­meint oder ei­ne ver­spätet ein­tref­fen­de große Wa­ren­lie­fe­rung, son­dern ei­ne Ka­ta­stro­phe wie ei­ne Über­schwem­mung oder ein Brand. 

Anders liegt der Fall, wenn in Ihrem Arbeitsvertrag ei­ne Über­stun­den­klau­sel ent­hal­ten ist, die Ih­ren Ar­beit­ge­ber da­zu be­rech­tigt, ein­sei­tig nach sei­nem Er­mes­sen Über­stun­den an­zu­ord­nen. Da­mit ei­ne sol­che Über­stun­den­klau­sel wirk­sam ist, muss die An­zahl der im Höchst­fall zu leis­ten­den Über­stun­den fest­ge­legt sein, da­mit Sie als Ar­beit­neh­mer wis­sen, was auf Sie zu­kom­men kann. Verträge, die dies pauschal regeln, sind in diesem Punkt unwirksam. Dazu kommen wir noch weiter unten.

Losgelöst davon ist die Frage des Arbeitgebers, ob Überstunden geleistet werden können. Solche Einzelvereinbarungen sind natürlich möglich und sind individuell. Die Vorgenannten Elemente tägliche Höchstarbeitszeit gelten auch hier.

Im Re­gel­fall sind Über­stun­den zusätz­lich zu be­zah­len. Sie können nur dann durch Frei­zeit­aus­gleich aus­ge­gli­chen wer­den, wenn der Ar­beit­neh­mer da­mit im kon­kre­ten Ein­zel­fall ein­ver­stan­den ist oder wenn sich der Ar­beit­ge­ber die­se Möglich­keit des Über­stun­den­ab­baus im Ar­beits­ver­trag vor­be­hal­ten hat.

Kann der Arbeitnehmer einfach Überstunden aufbauen?

Nein, Über­stun­den können nicht einseitig erfolgen. Diese lie­gen nur dann vor, wenn der Ar­beit­ge­ber diese aus­drück­lich an­ge­ord­net hat (siehe Erfordernis im Arbeitsvertrag) oder wenn er sie zu­min­dest still­schwei­gend ge­dul­det hat oder billigt. In je­dem Fall muss er wis­sen und da­mit ein­ver­stan­den sein, dass der Ar­beit­neh­mer Über­stun­den macht.

Wie viele Überstunden sind erlaubt?

Es gibt keine spezielle Regelung dazu, wie viele Überstunden maximal geleistet werden dürfen. Allerdings kennt das Arbeitszeitgesetz Regelungen zur erlaubten Zahl der Arbeitsstunden pro Tag und pro Woche, an die sich dein Arbeitgeber halten muss. 8 Stunden am Tag sind der Richtwert für Mitarbeiter, 10 Stunden am Tag sind der Höchstwert.

Des Weiteren darf die maximale Arbeitszeit pro Woche 48 Stunden nicht überschreiten. Das Arbeitszeitgesetz erlaubt allerdings Abweichungen durch einen Tarifvertrag bzw. eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung. Dazu sind Ausnahmen für bestimmte Branchen möglich. Gibt es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Überstundenregelung von Mitarbeitern.

Somit nähern wir uns einer kalkulatorischen Höhe an Überstunden. Diese dürfte bei 40 Überstunden pro Monat liegen. Alles darüber impliziert einen Verstoß der täglich zulässigen Höchstarbeitszeit.

Mitbestimmung durch Arbeitnehmervertretung

Der Betriebsrat ist bei angeordneten Überstunden einzubinden und hat ein Mitwirkungsrecht. Ja, ab­ge­se­hen von rein theo­re­ti­schen Aus­nah­men, die in der Pra­xis kei­ne Rol­le spie­len. Gemäß § 87 Abs.1 Nr.3 Be­trVG kann der Ar­beit­ge­ber nicht ein­sei­tig Über­stun­den an­ord­nen, wenn dies zu ei­ner Verlänge­rung der be­triebsübli­chen Ar­beits­zeit führen würde. Und die­se Vor­aus­set­zung des Mit­be­stim­mungs­rechts nach § 87 Abs.1 Nr.3 Be­trVG, die „Be­triebsüblich­keit“, ist bei vom Ar­beit­ge­ber gewünsch­ten Über­stun­den im­mer ge­ge­ben.

Pauschale Abgeltung von Überstunden

Die Rechtsprechung ist eindeutig, dass eine pauschale Abgeltung von Überstunden im Arbeitsvertrag rechtswidrig ist. Formulierungen im Sinne von „Mit dem Gehalt sind alle Überstunden abgegolten“ führen zur Unwirksamkeit dieser Regelung. Eine solche Abgeltungsklausel ist nicht klar und verständlich, weil keine Obergrenze bezüglich der Abgeltung von monatlich zu erbringenden Überstunden existiert. Da der Arbeitnehmer nicht erkennen kann, was „auf ihn zukommt“ (siehe dazu oben), verstößt eine solche Abgeltungsklausel gegen das Transparenzgebot aus § 307 Abs. 1 S. 2 BGB. 

Die Abgeltungsklausel in den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter mit einem Gehalt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze kann unwirksam werden, wenn keine oder eine zu hohe Begrenzung der eingeschlossenen/abgegoltenen Überstunden gewählt wurde. Formulierungen, wie „mit der in diesem Arbeitsvertrag vereinbarten Vergütung sind etwaige Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit in einem Umfang von 40 Stunden pro Monat abgegolten” sind ebenfalls unwirksam, da im Schnitt auf 28 Tage von zu leistenden 50 Wochenstunden und damit mehr als die zulässigen 48 Wochenstunden auszugehen ist. Zu dem Hinweis auf “leitende Angestellte”, die über der Beitragsbemessungsgrenze liegen, komme ich unterhalb.

Also halten wir fest:

• eine von der Anzahl der Überstunden her unbeschränkte Abgeltungsklausel ist unwirksam
• eine pauschale Abgeltung von 20 Überstunden im Monat ist wirksam
• eine Unwirksamkeit der Abgeltungsklausel führt grundsätzlich zu der Pflicht der Vergütung von Überstunden
• für die Geltendmachung des Überstundenausgleichs ist ausreichend, dass der Arbeitnehmer dagegen kann, dass Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet sind. Die Schriftform der Anordnung ist nicht erforderlich

Eine Ausnahme hierbei sind leitende Angestellte. Doch nicht jeder, der sich als leitender Angestellte fühlt, ist auch einer. Die Auslegung ist im Betriebsverfassungsgesetz zu finden und lassen wenig Spielraum zu: “Beschäftigte, die regelmäßig Aufgaben wahrnehmen, die für den Bestand und die Entwicklung des Unternehmens von Bedeutung sind und die dabei entweder die Entscheidungen im Wesentlichen frei von Weisungen treffen oder sie maßgeblich beeinflussen (§5 (3) BetrVG)”. Man kann sogar davon ausgehen, dass zu der Definition “leitende Angestellte” nur Geschäftsführung oder Vorstand zu zählen sind.

Leitender Angestellter ist, wer nach Arbeitsvertrag und Stellung im Unternehmen oder im Betrieb

1. zur selbständigen Einstellung und Entlassung von im Betrieb oder in der Betriebsabteilung beschäftigten Arbeitnehmern berechtigt ist oder

2. Generalvollmacht oder Prokura hat und die Prokura auch im Verhältnis zum Arbeitgeber nicht unbedeutend ist oder

3. regelmäßig sonstige Aufgaben wahrnimmt, die für den Bestand und die Entwicklung des Unternehmens oder eines Betriebs von Bedeutung sind und deren Erfüllung besondere Erfahrungen und Kenntnisse voraussetzt, wenn er dabei entweder die Entscheidungen im Wesentlichen frei von Weisungen trifft oder sie maßgeblich beeinflusst; dies kann auch bei Vorgaben insbesondere aufgrund von Rechtsvorschriften, Plänen oder Richtlinien sowie bei Zusammenarbeit mit anderen leitenden Angestellten gegeben sein.

Betriebsverfassungsgesetz, § 5 Arbeitnehmer

Welche Sonderregelungen sind zu beachten?

Für die folgenden Arbeitnehmergruppen sind Sonderregelungen zu beachten: 

• Die Regelungen für Jugendliche finden Sie unter den Regelungen für Jugendliche
• Die Vorgaben für werdende Mütter und Stillende finden Sie unter den Hinweisen zum Mutterschutzgesetz
• Schwerbehinderte können auf Verlangen von Mehrarbeit freigestellt werden (§ 124 SGB IX)

Pflicht zur Zeiterfassung

Das Arbeitsgericht Emden hat durch Urteil vom 20. Februar 2020 entschieden, dass die Pflicht zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems auch ohne ein Tätigwerden des deutschen Gesetzgebers oder einer richtlinienkonformen Auslegung des § 16 Abs. 2 ArbZG jetzt schon besteht. Grund dafür sei die unmittelbare Anwendbarkeit des Art. 31 Abs. 2 der EU Grundrechte-Charta. Somit sind wir Personaler gefordert, eine Möglichkeit zur generellen Zeiterfassung im Unternehmen einzuführen. Unter der Pflicht zur Zeiterfassung versteht man eine verpflichtende, strukturierte Erfassung aller anfallenden Arbeitszeiten, inklusive der Pausenzeiten und Mehrarbeit.

Verstöße gegen das gültige Arbeitszeitgesetz (ArbZG) werden geahndet werden und die Sanktionen werden erheblich sein. Wir sind dort im Risiko, bspw. wenn abends noch geschäftliche Anrufe oder E-Mails von zu Hause aus getätigt werden.

Unter der Pflicht zur Zeiterfassung versteht man eine verpflichtende, strukturierte Erfassung aller anfallenden Arbeitszeiten, inklusive der Pausenzeiten und Mehrarbeit (auch Überstunden genannt).

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Das Urteil liefert das beste Argument nun ein nachvollziehbares Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen. Allerdings oder besser gesagt leider bleibt nach wie vor offen, wie die geforderten Zeiterfassungssysteme konkret ausgestaltet sein müssen, um den Anforderungen der Gerichte zur Darlegungs- und Beweislast zu genügen.

Meine Empfehlung: greifen Sie auf digitale Zeiterfassungssystem zurück, die sich auch mobil über Smartphone oder Tablet bedienen lassen. Damit bieten sie die Möglichkeit der gängigen Praxis, dass außerhalb des Büros (Stechuhr) noch geschäftliche Dinge erledigt werden, wie E-Mails lesen und schreiben, Dokumente erstellen etc., strukturiert, einfach, transparent und objektiv erfasst werden können.

Fazit und Tipps für Personaler

Überstunden müssen nur dann geleistet werden, wenn sie zuvor vereinbart wurden. Zulässig ist eine Klausel im Arbeitsvertrag, wonach sich die  Weisungsbefugnis des Arbeitgebers auch auf die Anordnung von Überstunden erstreckt. Auch bei Überstunden müssen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes zur höchsten zulässigen Arbeitszeit und zu den Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen eingehalten werden.

• 8 Stunden Arbeitszeit pro Tag sind der arbeitsrechtliche Durchschnitt
• 10 Stunden Arbeitszeit sind die Grenze, alles oberhalb ist nicht erlaubt
• maximal 48 Arbeitsstunden pro Woche (Mo bis Fr) sind zulässig
• die tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden darf im Schnitt auf 24 Wochen gemessen nicht überschritten werden
• Beschäftigte haben ein Anrecht auf 11 Stunden Ruhezeit zwischen den Arbeitstagen (und einmal pro Woche von 24 Stunden)
• grundsätzlich müssen sämtliche Überstunden ausgeglichen werden. Es existiert keine Obergrenze für den Ausgleich bei Überstunden (Pauschalabgeltung deckt nur eine bestimmte Menge an Überstunden ab, bspw. 20 pro Monat)

Beste Grüße

Ihr Marcus K. Reif

Hinweis: Dies ist ein Beitrag von einem Personaler für Personaler und keine Rechtsberatung. In Rechtsfragen wenden Sie sich gerne an einen Arbeitsrechtsanwalt Ihres Vertrauens.