Haben Sie auch das Gefühl, dass durch die Corona-Krise die halbe Welt im Homeoffice und einen erklecklichen Teil des Tages in Videokonferenzen weilt? Gut, wenn wir uns das Thema virtueller Meetings mal anschauen. Wie können wir diese produktiv und effektiv gestalten? Hier ein paar Tipps!
Allgemeine Tipps
Wherever You Are, Make Sure You’re Actually There
Most people are never present.
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um in ein Meeting zu gehen, stellen Sie sicher, dass Ihre volle Aufmerksamkeit auch in diesem Meeting ist. Haben Sie Ihre Gedanken woanders, merken das die anderen Teilnehmer schnell und folgen Ihrem Beispiel. Gibt es wichtige Gründe, leiten Sie diese zu Beginn mit ein im Sinne von: “ich erwarte noch einen wichtigen Anruf/wichtige Nachricht, habe deshalb ein Auge auf meinem Smartphone”. Das gibt zumindest Hintergrund für Ihr Auftreten.
Ist die Technologie für die Videokonferenz neu, testen Sie diese ausreichend vorher. Die meisten Anbieter haben einen Test-Konferenzraum, in dem Sie Mikrofon und Lautsprecher sowie Ihre Kamera testen können.
- Pünktlichkeit ist wichtig. Kommen Sie nicht zu spät!
- schalten Sie die Videokamera erst ein, wenn Sie “im Meeting sind”
- Mikrofon nach dem Sprechen direkt stumm schalten (nichts nervt mehr als Hintergrundgeräusche)
- melden Sie sich mit vollständigem Namen an (und viele Systeme ermöglichen die Angabe Ihres Namens, der dann mit Ihrem Videobild gezeigt wird. Bitte hier Ihren vollständigen Namen angeben und keine lustigen Synonyme)
- Höflichkeit in der Kommunikation: lassen Sie den anderen ausreden
- achten Sie darauf, dass Sie gut zu verstehen sind. Gegebenenfalls hilft ein gutes Headset
Sie laden ein?
Sie sollten eine klare Agenda haben. Was ist die Zielsetzung des Meetings? Warum genau sind die Teilnehmer eingeladen? Welche Erwartungen haben Sie von ihnen? Welche Themen müssen angesprochen werden? Elon Musk fragt zum Ende von Meetings die Teilnehmer, die keinen Beitrag leisteten, weshalb genau sie dabei waren. Das ist eine konfrontative Form die Effektivität der Teilnehmer zu hinterfragen, im Sinne der Effektivität illustriert dieses Beispiel doch ziemlich gut, worum es geht. Meetings sind oft Zeitverschwendung. Machen Sie also was aus Ihrem Meeting!
Ich bin durchaus ein Freund von offenen Meetings, die ein übergeordnetes Ziel, aber keine konkrete Agenda haben. Diese Form eignet sich hervorragend für Teammeetings. Man fängt mit dem Update an, teilt Informationen, beantwortet Rückfragen und fordert für allgemeine Themen auf. Danach geht es in die Updates der einzelnen Teammitglieder. Das gibt in kurzer Zeit einen guten Überblick, was gerade ansteht.
Sie nehmen teil?
Bedanken Sie sich für die Einladung und die Vorbereitung zum Meeting. Fragen Sie zu Beginn, ob es wichtig ist, die Ergebnisse schriftlich festzuhalten und wer dies übernimmt. Niemand sollte sich zu schade sein, auch ein paar Ergebnisse in einer E-Mail festzuhalten.
So schaut es doch oft in der Realität aus
Technik-Tipps
Ich bin ein großer Fan von ZOOM, dies ist ein Webkonferenzsystem eines US-amerikanischen Anbieters in San Jose in den USA. Der Anbieter gibt an mit dem europäischen Recht der Datenschutzgrundverordnung vereinbar zu sein, siehe HIER. Für eine Nutzung als Teilnehmende/r muss man sich nicht registrieren, nur der Gastgeber beziehungweise die Gastgeberin muss das.
Kostet das System etwas?
Nein, es ist für die Teilnehmenden kostenfrei. Die Gastgeberin/der Gastgeber sollte für eine Nutzung mit größeren Gruppen oder einem Treffen länger als 40 Minuten einen Account und einen monatlichen Vertrag haben.
Was benötige ich, um teilzunehmen?
- einen Computer mit Kamera, Lautsprecher (Headset) und Mikrofon
oder ein Tablet-Mobiltelefon mit Kamera, Lautsprecher (Headset) und Mikrofon
oder ein Mobiltelefon mit Kamera und Mikrofon - eine gute Internet-Verbindung (mindestens 6 Mbit empfohlen)
- Man muss das Recht haben, auf dem Computer, Tablet, Smart Phone etwas zu installieren
Muss ich vorher etwas installieren?
Ja, wenn man auf den Link für die Einladung zum Treffen klickt, muss man bei der ersten Verwendung zunächst Zoom installieren. Wer das schon vor dem Treffen erledigen möchte, kann sich unter https://zoom.us/download die passende Software laden und installieren.
Kann ich auch mit einem Mobilgerät teilnehmen?
Neben der Teilnahme mit einem Mac oder PC, können Sie auch über Ihr iPhone, iPad oder Android Mobilgerät teilnehmen. Dafür laden Sie die Zoom-Meeting-App aus dem Google Play Store oder dem Apple AppStore herunter.
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