Willkommen auf dem Blog von Marcus K. Reif | Meine Arbeit gibt Ihnen Zeit für Ihre!

Sie kennen meine Meinung zur Bürokratie. Jeder Micromanager ist ein weiterer Nagel am Sarg der Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Es gibt keinen besseren Weg Ihr Unternehmen zu ruinieren als Micromanagern Führungsaufgaben zu übertragen. Weshalb auch immer es in Mode kam, mit Micromanagement, überbordenden Reportings, Mit- und Freizeichnungen und aufgeblähter Verwaltung ein Unternehmen zu führen – es funktioniert einfach nicht. Micromanagement killt nicht nur Ihre Kultur, sondern auch jegliche Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Mit Micromanagement haben Sie ein erstklassig wirkendes Instrument für Fluktuation in der Hand. Mitarbeiter werden Sie verlassen. Und der für Sie als Arbeitgeber beste Weg ist die faktische Kündigung. Denn wenn Mitarbeiter faktisch kündigen, können Sie durch die Nachbesetzung reagieren. Schlechter ist es, wenn die Mitarbeiter nur innerlich kündigen, ihre Arbeit “nine to five” erledigen und ihr Potenzial und Talent nicht mehr zeigen. Das kostet Sie bares Geld.

überbordende Bürokratie

Mir geht es heute allerdings um ein noch immer zu beobachtendes Relikt der Personalbereiche: überbordende Bürokratie. Ich weiß nicht, wann es anfangen hat, dass man die Dinge bis zur Unwirksamkeit hin geregelt hat. Nicht nur das, wir hindern oftmals Kollegen daran, produktiv zu arbeiten. Wir etablieren eine systematische Arbeitsbehinderung und stehen wie eine Kuh quer im Stall, sodass nichts mehr geht. Wir haben in vielen Unternehmen eine Kultur entwickelt, die zuverlässig Bürokraten produziert. Beispiele gefällig? Gerne, let’s rock. Und damit meine ich nicht die Irren, die Exceltabellen mit Passwort verschicken, das Passwort dann separat oder gar telefonisch, so dass man garantiert eine Woche später nichts mehr findet.

Bürokratie ist das lähmende Problem von HR. überbordende #Bürokratie ist eine systematische Arbeitsbehinderung und sorgt dafür, dass nicht mehr gearbeitet wird. Sie verwalten nur noch Klick um zu Tweeten

In vielen Unternehmen herrscht eine Kultur vor, die lieber den Verwalter hat als den Gestalter. Kreative und hemdsärmelige Typen sind weniger geschätzt als die stille Arbeitsdrohne im Niemandsland des Open-space-Büros. Der Wert von kreativen Kollegen wird nicht anerkannt. Früher gab es mal den wertschätzenden Begriff des Querdenkers, der leider total septisch geworden ist durch Menschen, die an völlig irrationales Gedankengut und Verschwörungen glauben und auch noch felsenfest der Meinung sind, sie wären da “was Großem auf der Spur”. Die Querdenker zeichneten sich aber aus, dass sie kritische Fragen stellten, nicht alles hinnahmen, sondern mit Neugierde und einem Maß an Zweifel versuchten, den Status quo zu hinterfragen, um Prozesse, Projekte oder Verhaltensweisen zu verbessern.

Was ist der Wert von Bürokratie?

Mir fällt nur ein: gleichförmige Qualität der Abläufe und Vorgänge sowie das Vermeiden von Fehlern. Aber zu welchem Preis? Wenn niemand einen Fehler macht, wird auch insgesamt ziemlich wenig getan. Fehler gehören zur Arbeit dazu, wir sind Menschen, wir machen Fehler, wir lernen daraus (hoffentlich). Das ist die positive Fehlerlernkultur, von denen wir Personaler so oft sprechen.

Essenziell für jedes Unternehmen ist die Innovationsfähigkeit ihres Unternehmens, die durch Menschen erbracht wird. Menschen machen Unternehmen erfolgreich. Deshalb ist der Blick auf die Mitarbeiter entscheidend. Sie machen das Unternehmen erfolgreich. Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft sind die wichtigen Kriterien, Motivation und Beschäftigungsfähigkeit, richtige Kompetenzen und ein Klima für die Entfaltung der eigenen Stärken. Und genau diese geschäftserfolgskritischen Aspekte werden durch Bürokratie gelähmt.

Für das Personalwesen ist die Bürokratie schnell zu fassen durch Regelungen, Arbeitsanweisungen und starre Prozesse. Klar, je intensiver ein Unternehmen reguliert ist, desto wichtiger sind klare und konsistente Abläufe. Das meine ich nicht. Ich meine die starre, mitarbeiterabgewandte Form der bürokratischen Auslegung einzelner Prozesse. Ich arbeitete mal als Personalleiter in einem System, wo ich das folgende Beispiel erlebte:

Frist für Einreichung von Reisekosten

Ein Mitarbeiter reichte eine Reisekostenabrechnung ein. Für die Reisekosten gab es eine Deadline, die meiner Erinnerung nach zwei Monate nach Anfall der Kosten die Einreichung stoppte. Der Kollege reichte die Reisekosten – es waren ein paar Hundert Euro – zwei Tage nach der Frist ein. Und der Mitarbeiter in der Personalabteilung lehnte die Zahlung der Reisekosten ab.

Das Ergebnis solcher Arbeit ist immer Zynismus. Es mag gute Gründe für diese Frist geben. Vermutlich gab es mal Vorfälle in der Vergangenheit, wo zu spät eingereichte Reisekosten Budgetprobleme zur Folge hatten, Abgrenzungen und Rückstellungen falsch waren etc. Und man überlegte sich dann die völlig willkürliche Frist, die sicherlich den Rechtsanspruch auf Ausgleich der Auslagen nicht aufheben kann. Mich verblüffen solche Maßnahmen. Der Kollege hat Anspruch auf Ausgleich seiner Reisekosten also zahlen wir die aus. Weshalb dieses Maß an Bürokratie? Wieso fordern wir dann einen schriftlichen Widerspruch ein? Das ist Personalarbeit aus dem letzten Jahrhundert. Nett anzuschauen aus esoterischen Gründen, aber nicht zeitgemäß.

Firmenwagenregelung

Bei meinen Arbeitgebern hatte ich eine Vielzahl an Einblicken in die Firmenwagenregelungen. Manche sind bürokratischer als andere. Die eine setzt Preislistenlimits, für die man eine überdachte Zündkerze bekommt. Andere begrenzen auf Mittelklassewagen anhand einer ADAC-Einsortierung. Wieder andere ermöglichen nicht, durch eigene Zuzahlung, das Fahrzeug upzugraden. Bei der einen Regelung fehlt die Möglichkeit, bestimmte Marken zu beziehen. Und damit meine ich nicht Porsche und andere Sportwagen, sondern bspw. Tesla. Hintergrund für solche Regelungen sind Ängste, dass ein auf drei Jahre geleastes Fahrzeug bei Kündigung des Nutzers monatelang ungenutzt auf dem Hof steht.

Wieso lösen wir uns nicht von den nervenden Policies, die nur noch Zynismus auslösen? Vielleicht erkennen wir an, dass Firmenwagen nicht mehr dem Zeitgeist entsprechen. Die Fluktuation steigt in allen Branchen zuverlässig. Ein Firmenwagen, der drei Jahre zu nutzen ist, steht nicht selten aufgrund von Kündigungen viele Monate in der Garage. Totes Geld. Die Kosten laufen, keiner nutzt das Auto. Also lasst uns Cash-out leben. Gebt den Leuten das Geld und lasst sie ihre Autos selbst organisieren. Ist viel flexibler und freier und spart dem Unternehmen bares Geld.

Performance-Management-Prozess

Wir stecken alle in einem seltsamen, super zeitintensiven Prozess, der sich Zielvereinbarungs- und Leistungsbeurteilungsprozess nennt. Der Tag, an dem die Leistungsbeurteilungen verkündet werden, wird landläufig als “long face day” beschrieben. Viele Unternehmen haben die “forced Distribution” im Einsatz, ergo können ein Großteil der Kollegen nicht mehr als “meets expectaction” oder “solid Performer” sein. Im Performance Management geht es um die Steuerung bzw. die Einflussnahme auf die Leistung der Mitarbeiter. Diese hängt maßgeblich von der Kultur und den Führungskräften ab. In der Realität ist die Einordnung eines Mitarbeiters in eine bestimmte Rating-Kategorie direkt mit seiner variablen Vergütung und seinem potenziellen Aufstieg verknüpft, auch die Gehaltssteigerungen sind oftmals direkt gekoppelt. Die unmittelbare Verknüpfung des Performance-Ratings mit der variablen Vergütung im Feedbackprozess ist schädlich und auch nicht besonders wirkungsvoll.

Wir erzeugen Zynismus

Das Ergebnis unserer Arbeit ist oftmals reiner Zynismus. Es mag immer gute Gründe für Regeln geben, doch wie realistisch und praxisorientiert sind diese Regelungen? Nachteilig empfinde ich, dass Kultur natürlich sozialisiert. Lassen Sie diese Form von Bürokratie im Unternehmen zu, werden auch neue Kolleginnen und Kollegen das sozial erwünschte Maß an Bürokratie übernehmen, besonders eifrige sogar, die aktuelle Bürokratie in der Zukunft zu überhöhen. Sie ruinieren damit Ihr ganzes Unternehmen. Ich beobachte dieses Verhalten bei kommunalen Verwaltungen, die nicht im wirtschaftlichen Wettbewerb stehen. Ein wunderbarer Platz für das Ausleben von Bürokratie, Kontrolle und Weisung.

Spezialisten, aber keine Leader

Weshalb haben wir in den Unternehmen eine Melange aus Bürokratie, Handlungs- und Umsetzungsunfähigkeit und selbst geschaffener Komplexität, die zu einer unternehmenskulturellen Dysfunktionalität führt und ein beobachtbares Maß an Destruktivität innewohnend hat, etabliert? Wir sehen ob dieser Komplexität oftmals den Wald vor lauter Bäumen nicht. Das Maß an Spezialisten und Experten im Unternehmen wird auch durch das Recruiting befördert, weil wir immer noch nach Noten und Biografien rekrutieren, aber nicht nach Kompetenzen, Talent und Potenzial. Wir schauen, was jemand gemacht hat anstelle dessen zu was jemand im Stande ist. Softskills bleiben leider viel zu oft außen vor, doch gerade diese entscheiden über gute Performance im Unternehmen. Eignungsdiagnostik lehnen die meisten Führungskräfte ab, weil sie es nicht verstehen. Somit verengen wir den Blick jedes einzelnen im Unternehmen auf sein eigenes kleines Silo.

Wir haben keine Leader!

Der tradierte Weg der Karriere in den Unternehmen ist immer der gleiche: der beste Sachbearbeiter wird Teamleiter. Und dabei geschehen zwei Dinge: ich verliere meinen besten Vertriebler und ich bekomme eine Führungskraft, die fachlich top ist, aber Führung nicht kann. Das ist der Beginn des Micromanagements, weil die neuen Teamleiter nicht führen können, führen sie als erster Sachbearbeiter auf der fachlichen Ebene. Moderne Führung, die wir gerne in Abgrenzung Leadership nennen, ist nichts anderes als die Abkehr vom transaktional geprägten Führungselement hin zu einem transformationalen angepassten Führungsstilen und Führungsprinzipien, wie bspw. Objektives & Key Results (OKR).

Was sollten wir tun?

Get rid of bureaucracy! Jeder einzelne Mitarbeiter sollte in seiner Zielvereinbarung das eine Ziel haben: mindestens eine unsinnige bürokratische Vorschrift durch eine simplifizierte und auf die Zielgruppe ausgerichtete Maßnahme zu ersetzen, ggf. gänzlich auf die Regelung zu verzichten. Netflix hat keine Reisekostenrichtlinie. Sie hat ein kulturelles Dogma: Act in Netflix best interest. Das reicht!

Es ist nicht sinnvoll, kluge Köpfe einzustellen und ihnen dann zu sagen, was sie zu tun haben. Wir stellen kluge Köpfe ein, damit sie uns sagen, was wir tun können

– Steve Jobs

Beste Grüße

Ihr Marcus K. Reif

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