Willkommen auf dem Blog von Marcus K. Reif | Tel. 0700 marcusreif

Wenn wie in der Coronakrise Mitarbeiter im Homeoffice sind oder kaum Arbeit haben, werden Personalabteilungen wichtiger. Personalchef Marcus Reif sagt, warum.

Homeoffice, Mitarbeiter-Splitting, Kurzarbeit und vieles mehr: Warum ist die Coronakrise ganz besonders für Personalchefs und -abteilungen eine schwierige Situation?

Viele Firmen haben Pläne für die Fortführung ihrer Tätigkeiten, so genannte Business-Continuity-Prozesse. Eine Pandemie ist vermutlich selten Teil eines solchen Plans. Die Mitarbeiter sind das höchste Gut, weshalb es logisch ist, sie wenn möglich dem Pendeln und der An- und Abfahrt zum Arbeitsplatz nicht auszusetzen. Vermutlich sind derzeit 95 Prozent aller Mitarbeiter in Deutschland mit Schreibtisch-Jobs im Homeoffice. Als Personaler müssen wir die richtigen Entscheidungen für unsere Mitarbeiter treffen sowie die Weiterführung des Unternehmens gewährleisten, und das mit so wenig Beeinträchtigungen wie möglich. 

Welchen besonderen Beitrag kann die HR-Abteilung gerade jetzt liefern?

In vielen Firmen brechen innerhalb weniger Tage Umsatz, Neugeschäft und Kunden weg. Das ist ein Stresstest für alles im Unternehmen. Deshalb sollte das Krisenmanagement von der Personalabteilung gesteuert werden. Der erste Beitrag war und ist, alle kritischen Funktionen im Unternehmen zu identifizieren und diese für Arbeit im Homeoffice auszustatten. Zudem müssen die Mitarbeiter ständig auf dem Laufenden gehalten werden. Dabei gilt es, stets die Kosten im Blick zu behalten und Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu steuern. Und natürlich müssen die Krankheitsstände und deren Verläufe ständig beobachtet werden. Weist ein Mitarbeiter Covid-19- Symptome auf, riegeln wir seinen Arbeitsbereich ab, desinfizieren diesen, schicken Kollegen, die mit ihm in Kontakt waren, in Quarantäne und sorgen für die Fortführung der Tätigkeiten. Und natürlich gilt es, sich zu fragen, ob die Pläne für Neueinstellungen angepasst werden müssen. 

Warum wird die zentrale Rolle der HR in Krisenzeiten wie diesen in Unternehmen gemeinhin unterschätzt? 

Weil HR-Abteilungen in den meisten Unternehmen für die pünktliche Gehaltszahlung, das Erstellen von Arbeitsverträgen und Zeugnissen und immer unter dem Verdacht stehen, zu langsam, zu bürokratisch zu sein und keine Ahnung vom Geschäft zu haben. Corona gibt Personalabteilungen die Möglichkeit, den eigenen Wertbeitrag klarer aufzuzeigen.

Haben sich Unternehmen in der Vergangenheit um Themen wie „Business Continuity Management“ und „Gesundheitsmanagement“ ausreichend bemüht?

Im Bankensektor ist das normal, weil es von den Aufsichtsorganen gefordert wird. Überall sonst sind die Pläne eher ungenügend. Wer kann heute schon strukturiert die Frage beantworten, welche Funktion im Unternehmen kritisch wäre bei einem Ausfall. Und strukturiert meint, losgelöst vom Bauchgefühl. Business-Continuity-Management und Gesundheitsmanagement lief bisher immer eher lieblos nebenbei. 

Wenn mehr als die Hälfte des Personals oder sogar alle Mitarbeiter zuhause arbeiten, wenn Abteilungen gesplittet sind, welche neue Formen der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern sind dann nötig?

Die Kommunikation verlagert sich von vielen Meetings, die auch Reisen erforderten, nun vollständig auf virtuelle Meetings. Ich bin ein Anhänger von Video-Konferenzen, weil man sich sehen kann und dabei konzentrierter ist im Vergleich zu reinen Telefonaten. Auch bei uns sind weite Teile der Belegschaft im Homeoffice und wir arbeiten an der Sicherheit unserer Prozesse. 

Können Video- und Telefonkonferenzen ein adäquater Ersatz für Präsenz-Meetings sein?

Nein, ich denke nicht. Menschen sind soziale Wesen, eine gute Unterhaltung und ein persönliches Gespräch sind nicht zu ersetzen. Video-Konferenzen sind eine Alternative mit den bestmöglichen Schnittmengen einer direkten Kommunikation. Sie haben ihre Schwächen, doch diese müssen wir aktuell in Kauf nehmen. 

Die Kommunikation in vielen Unternehmen beruht immer noch auf der Möglichkeit, Kollegen auf dem Flur direkt anzusprechen. Nun droht aus dem Homeoffice eine Flut von Mails und Nachrichten auf Plattformen wie „Microsoft Teams“. Wie lässt sich das verhindern und der Umgang mit diesen neuen Kommunikationsformen jetzt schnell erlernen?

In modernen Firmen, in denen Mitarbeiter befähigt sind und motiviert werden, eigenverantwortlich zu arbeiten, ist die Flut an E-Mails und Cc-Nachrichten in den vergangenen Jahren schon eingedämmt worden. Doch gibt es immer noch eine Vielzahl an Firmen, die ein hohes Maß an Micromanagement leben, auch in der Führung. Das Resultat sind Abstimmungsprozesse aus der alten Welt, übertragen auf digitale Plattformen. Wer mehr als 50 E-Mails am Tag erhält, sollte sich hinterfragen, ob die Menge an Mails, bei der es nur um das Informieren geht, wirklich zu einer Risikominimierung oder zu einer besseren Kontrolle beiträgt. New Work als Schlagwort für eine moderne Organisation der Arbeit fußt auf mehr Eigenverantwortung der Mitarbeiter und direkter Kommunikation. Dies funktioniert nicht mit dem Führungsstil der Achtziger. 

Wie können Personaler nun damit umgehen, wenn Ihrer Firma ein Großteil der Arbeit wegfällt? 

Zunächst können Personalchefs dort wo die Auslastung bereits leidet, Überstunden abbauen und Urlaube anordnen. Mein Tipp lautet: Fahren Sie auch mittels einer Betriebsvereinbarung die Arbeitszeit für einige Wochen runter, verhandeln Sie mit der Arbeitnehmervertretung, welchen Lohnausgleich Sie vornehmen sollten. Setzen Sie Personal um in Bereiche, in denen mehr zu tun ist. Schauen Sie, welche Projekte Sie schon die ganze Zeit mal angehen wollten, dafür aber meist die Zeit fehlte. 

Dürfen und sollten Mitarbeiter, die in Quarantäne, aber eigentlich arbeitsfähig sind, auch arbeiten?

Ja, dürfen sie. Die Mehrheit der Mitarbeiter in Quarantäne fühlt sich ja fit. Auf die Arbeitsleistung sollten wir nicht verzichten. Und Arbeiten von zu Hause ist ja ein Feldtest, den viele Führungskräfte über Jahre ablehnten, weil es angeblich nicht funktioniert. Dieser Präsenz-Fetisch kann nun abgelegt werden. 

Mitarbeiter müssen sich jetzt tagsüber auch um ihre Kinder kümmern, weil Schulen und Kitas geschlossen bleiben. Welche besondere Flexibilität erfordert das vom Personalchef?

Personaler plädieren seit Jahren für mehr Empathie in der Führung. Dazu gehört auch, den Freiräume zu lassen was Arbeitszeiten und Arbeitsorte angeht. Wir üben das jetzt notgedrungen in der Krise mit den Führungskräften. Ein harter Weg. 

Die Krise könnte möglicherweise sehr lange dauern. Nach den ersten Schnellmaßnahmen: Was kommt auf die Personalchefs zu, sollte die Notwendigkeit zur sozialen Isolation noch monatelang bestehen?

Wir müssen näher an die Mitarbeiterschaft und die Führungskräfte rücken. Der aktuelle Zustand ist für viele verständlich und lässt sich gut an. Dauerhaft virtuell zu arbeiten, Vertrauen zu entwickeln in Führung auf Distanz, und die Begleitung der Mitarbeiter bei zielführendem Arbeiten zu begleiten sind Themen, die wir im Blick haben müssen. Die Arbeitswelt ist nicht auf Isolation und reine virtuelle Arbeit vorbereitet. Unsere Aufgabe ist es, dies nun zu entwickeln. 

Könnte die Krise auch heilsame Kräfte haben, weil zum Beispiel Unternehmen, die eher noch auf Präsenz setzen, erkennen, dass eine dezentrale Organisation ihrer Mitarbeiter durchaus funktioniert und noch dazu jede Menge Geld spart?

Sicherlich werden einzelne Instrumente nach der Krise anders beurteilt werden, Homeoffice zum Beispiel. Wir dürfen nicht vergessen, dass Unternehmen gewachsene Systeme sind, die somit Elemente in ihrer Unternehmens-DNA haben, die sich nicht einfach abschalten lassen. Menschen brauchen für die Änderung von Gewohnheiten eine Beschreibung eines besseren Zielbilds und Gründe, weshalb man die Reise mitmachen sollte. Deshalb glaube ich, dass sich aufbauend auf den Erfahrungen der Krise vieles verändern kann.

Quelle: Frankfurter Allgemeine Zeitung vom 19. März 2020, Rhein-Main-Wirtschaftsteil

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Die Kurzform ist auch in der gedruckten Zeitung erschienen

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