Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III aus dem Jahr 2019 kam auch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf die Agenda. Nun ist sie seit Januar 2023 verpflichtend zu nutzen. Für Personalabteilungen natürlich eine Umstellung. Schauen wir uns das an.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (abgekürzt: eAU), auch elektronische Krankschreibung genannt, ist die digitale Fassung der Krankschreibung auf Papier, des allbekannten „gelben Scheins“.
Mit der Einführung eines Verfahrens zur elektronischen Krankschreibung im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes III aus dem Jahr 2019 hatte der Gesetzgeber zwei Ziele vor Augen: Abbau der Verwaltungsbürokratie und nachhaltiges Handeln. Eine sinnvolle Idee: Denn bei rund 77 Millionen Krankschreibungen im Jahr lassen sich mit der eAU 308 Millionen Formulare auf Papier einsparen. Außerdem verhindert die elektronische AU, dass es zu möglichen Konflikten über eine termingerechte Krankmeldung kommt.
So funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die zentralen Beteiligten rund um den Themenkomplex elektronische Krankschreibung sind wie schon bei der Krankschreibung auf Papier
- die Arztpraxen
- die Krankenkassen
- die Arbeitgeber
Das ist der grundsätzliche Ablauf der digitalen Krankmeldung in vier Schritten, die sukzessive aufeinander aufbauen.
Schritt 1 Ein erkrankter Beschäftigter wird in der Arztpraxis untersucht. Eine Arbeitsunfähigkeit wird festgestellt.
Schritt 2 Die Arztpraxis meldet die Arbeitsunfähigkeit auf elektronischem Weg direkt an die Krankenkasse der erkrankten Arbeitnehmer:in.
Schritt 3 Die erkrankte Arbeitnehmer:in informiert ihren Arbeitgeber nach dem Arzttermin telefonisch, per Mail oder auf einem anderen Weg über die bei ihm festgestellte Arbeitsunfähigkeit. Diese Meldepflicht bleibt also bei der Arbeitnehmer:in.
Schritt 4 Der Arbeitgeber ruft nun folgende fünf Datensätze der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aktiv und direkt auf digitalem Weg bei der zuständigen Krankenkasse ab:
1. den Namen des Beschäftigten 2. den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit 3. das Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit 4. die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung 5. die Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigem Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.
Atteste automatisch generieren
Sie möchten sich die Extra-Arbeit sparen, jede Krankschreibung einzeln bei den Versicherungsgesellschaften anzufordern? Mit der Verknüpfung zwischen Personio und DATEV ist das kein Problem, denn Atteste werden automatisch in die Mitarbeiterakte geladen.
Wie können Arbeitgeber die eAU abrufen?
Arbeitgeber können die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt bei der Krankenkasse über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs-Programm abrufen. Arbeitgeber, die über keine Entgeltabrechnungs-Software verfügen, können für den Abruf die Anwendung sv.net nutzen.
eAU: Welche Daten erhält der Arbeitgeber?
Die Krankenkasse übermittelt dem Arbeitgeber folgende Daten:
- Name des/der Mitarbeiter:in
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Wann wurde die Arbeitsunfähigkeit festgestellt?
- Informationen zu einem möglichen (Arbeits-)Unfall oder dessen Folgen
- Handelt es sich um eine Erst- oder Folgemeldung?
Das bedeutet die elektronische Krankschreibung für HR
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll Unternehmen bei komplexen Verwaltungsakten entlasten. Doch bis der digitale Prozess einwandfrei läuft, stellt die Einführung der eAU HR und Arbeitgeber zunächst einmal vor neue Herausforderungen. Die vorhandenen HR-Prozesse müssen betrachtet und neu bewertet werden.
Dies bietet HR eine weitreichende Chance zur stärkeren Digitalisierung und Automatisierung der Personalprozesse, etwa durch die Einführung einer ganzheitlichen HR Software. Diese ermöglicht es Mitarbeitenden etwa, ärztliche Atteste selbst hochzuladen und unterstützt die Personalabteilung über automatisiert erstellte Reportings bei der Auswertung von Krankenständen.
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Ab 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber zwei Dinge tun:
- die Krankmeldung der Beschäftigten entgegennehmen (wie bisher auch) und dann
- die digitalen Daten zur Krankschreibung ihrer Arbeitnehmer:innen bei den Krankenkassen aktiv und verpflichtend abrufen
Arbeitnehmer:innen sind ab diesem Datum nicht mehr verpflichtet, dem Unternehmen eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen – ihre Vorlagepflicht entfällt mit der vollständigen Umsetzung des eAU-Verfahrens. Aber Achtung: HR darf eine eAU nur nach entsprechender Information des Mitarbeitenden abrufen – eine pauschale Anfrage etwa zu allen Beschäftigten ist nicht zulässig.
Zusatzaufgaben für HR
Ohne passende IT-Infrastruktur läuft bei der Einführung der eAU gar nichts. Zahlreiche Unternehmen müssen hier dringend nachbessern, insbesondere weil strenge Datenschutzbestimmungen beim Abruf der Daten einzuhalten sind. 76 Prozent der Unternehmen in Deutschland stehen laut einer Umfrage der Deutschen Gesellschaft für Personalführung noch in den Startlöchern der Umsetzung – offensichtlich fehlen noch Infos zu Systemen und Schnittstellen.
HR muss weiterhin dafür sorgen, dass bei einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung die entsprechenden Informationen über Fehlzeiten auch zeitnah und möglichst auf digitalem Weg an die Lohn- und Entgeltabrechnung gelangen. Nutzen Unternehmen eine Zeiterfassungssoftware, müssen Schnittstellen entweder entwickelt oder erweitert werden, um die Zeiten der Arbeitsunfähigkeit digital erfassen und nutzen zu können.
Außerdem müssen die Personalabteilungen für ihre privatversicherten Beschäftigten weiterhin die AU auf Papier entgegennehmen und weiterverarbeiten (können) – da das Verfahren der eAU bislang nicht für Privatversicherte gilt.
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