Willkommen auf dem Blog von Marcus K. Reif | Tel. 0700 marcusreif

Ich kenne kaum gute Recruiter, die noch was auf das Arbeitszeugnis geben. In der Regel sind diese jovialen Dokumente doch nicht wirklich aussagekräftig. Oder vielmehr sind Arbeitszeugnisse nicht mehr aussagekräftig. Weshalb? Das finden wir gleich gemeinsam raus. In einer Zeit, in der man noch zweistellige Anzahl an Jahren der Betriebszugehörigkeit messen konnte, man in seiner Karriere 2-3 Arbeitgeber hatte, galt ein erhöhtes Augenmerk dem Arbeitszeugnis. Denn eine Personalentscheidung hatte weitreichende und längerfristige Folgen. Deshalb war es für viele HRler in den letzten Jahrzehnten eine wichtige Kompetenz, Arbeitszeugnisse codieren und entcodieren zu können. Ich denke, heute erübrigt sich das weitestgehend. Zum einen gibt es Arbeitszeugnis-Generatoren, die verlässliche Ergebnisse bringen, zum anderen liegen an etlichen Bewerbungen so viele Arbeitszeugnisse bei, dass die Reliabilität sehr leidet. Ein Dilemma besteht darüber hinaus zwischen dem Grundsatz der Zeugniswahrheit und dem arbeitsrechtlich verlangten verständigen Wohlwollen gegenüber dem Arbeitnehmer.

Wir unterscheiden zwei Formen des Arbeitszeugnisses:

  • das einfache Arbeitszeugnis
  • das qualifizierte Arbeitszeugnis

Das sogenannte einfache Arbeitszeugnis enthält ausschließlich Informationen über die Art und Dauer der Beschäftigung (Beruf, Tätigkeit, Dauer). Das qualifizierte Arbeitszeugnis hingegen liefert einem Personaler tiefere Einblicke in die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit sowie das Sozialverhalten eines Bewerbers. Hierbei spielen der Fokus auf Arbeitsleistung, die Führung des Mitarbeiters (bei Sozialverhalten) und sein Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Lieferanten eine wesentliche Rolle.

Das Arbeitszeugnis kann als Zwischenzeugnis oder als abschließendes Arbeitszeugnis erstellt werden. Zwischenzeugnisse werden oftmals bei internen Veränderungen durch den Arbeitnehmer angefordert. Interne Veränderungen können ein Rollen- oder Abteilungswechsel sein, natürlich auch ein Vorgesetztenwechsel ist oftmals der Auslöser. Wir Personaler machen bei den Arbeitszeugnissen stets einen Spagat zwischen der Wahrheitsmäßigkeit und dem Wohlwollen. Das treibt schon teils irre Blüten. Ich bin seit mehr als zwei Jahrzehnten Personaler und kann bis heute nicht verlässlich sagen, welche Formulierung nun eine Botschaft enthält und welche nicht. Das hat mit dem fehlenden Standard zu tun. Viele Arbeitszeugnisse werden von fachfremden Mitarbeitern geschrieben, manchmal vom Mitarbeiter selbst, oft vom Chef, der Formulierungen ergänzt, die mit den codierten Formulierungen des Personalers wenig gemein haben. Das gestaltet die Verwendung der Arbeitszeugnisse im Bewerbungsverfahren sehr schwierig, denn die Reliabilität und Relevanz leiden.

Arbeitnehmer muss Arbeitszeugnis anfordern und entscheiden, welches

Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet ein Arbeitszeugnis auszustellen. Voraussetzung ist die dauerhafte Beschäftigung und dass der Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis anfordert. Hierbei ist es wichtig, welches Zeugnis der Arbeitnehmer anfordert – ein einfaches oder ein qualifiziertes! Der Anspruch auf dieses Arbeitszeugnis verjährt nach drei Jahren. Deshalb nutzen Sie für Ihre Kündigung doch direkt diese Vorlage:

hiermit kündige ich mein bestehende Arbeitsverhältnis zum 31.12.2020. Vorsorglich kündige ich mein Arbeitsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Darüber hinaus erbitte ich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, datiert auf den letzten Arbeitstag. 

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Gesetzliche Grundlagen zum Arbeitszeugnis



§ 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), Pflicht zur Zeugniserteilung

Bei der Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses kann der Verpflichtete von dem anderen Teil ein schriftliches Zeugnis über das Dienstverhältnis und dessen Dauer fordern. Das Zeugnis ist auf Verlangen auf die Leistungen und die Führung im Dienst zu erstrecken. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Wenn der Verpflichtete ein Arbeitnehmer ist, findet § 109 der Gewerbeordnung Anwendung.”
§ 109 Gewerbeordnung (GewO), Zeugnis
1. Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken. 
2. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. 
3. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Zeugnisgrundsätze

Das Arbeitszeugnis muss neben dem Wohlwollen auch den Grundsätzen der Zeugnisklarheit, Zeugniswahrheit und Vollständigkeit entsprechen. Das Zeugnis darf keine Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer treffen (Zeugnisklarheit). Ferner muss das erteilte Zeugnis Arbeitsleistung und Sozialverhalten des Arbeitnehmers bei wohlwollender Beurteilung zutreffend wiedergeben (Zeugniswahrheit). Es soll alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthalten, die für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers von Bedeutung sind (Vollständigkeit). Ein Zeugnis muss übrigens nur im Rahmen der Zeugniswahrheit wohlwollend sein.

Inhalte des einfachen Arbeitszeugnisses

  1. Briefkopf mit vollständigen Angaben zum Arbeitgeber
  2. Zeugnis als Überschrift
  3. Vor- und Zuname
  4. Geburtsdatum und Geburtsort
  5. Dauer der Beschäftigung (Krankheitstage und Sonderurlaube sind mit zu berücksichtigen)
  6. Art der Beschäftigung (genaue Beschreibung)
  7. Abschlussformulierung

Inhalte des qualifizierten Arbeitszeugnisses

  1. Briefkopf des Arbeitgebers
  2. Überschrift
  3. Einleitung
  4. Unternehmensvorstellung
  5. ggf. berufliche Entwicklung im Unternehmen
  6. Tätigkeitsbeschreibung
  7. Leistungsbeurteilung (siehe Skala unterhalb)
  8. Beurteilung des Sozialverhaltens
  9. Schlussformulierung mit Ausscheidungsgrund sowie Dank- und Bedauernsformel mit Zukunftswünschen
  10. Datum und Unterschrift

Was darf codiert im Zeugnis stehen?

Der Wohlwollensgrundsatz erfordert, dass negative Inhalte bzgl. Verhalten oder Leistung innerhalb des Arbeitszeugnisses codiert werden müssen. Sie finden im Internet unzählige Beispiele, welche Codierung für welches Verhalten genutzt werden kann. Doch leider gibt es keinen verifizierbaren Standard, so dass etliche Codierungen recht frei im Umlauf sind. Das Beispiel des Kollegen, der keinen Plausch aus dem Weg geht, wird meist mit einem solchen Satz codiert: »Herr/Frau YXZ war mit ihrem/seinem aufgeschlossenen Verhalten bei Mitarbeitern gerne gesehen«. Eine Auflistung sämtlicher Unzulänglichkeiten (oder Teilen davon) ist aber nicht zulässig. Der Arbeitszeugnis-Connaisseur lässt einfach das positive Pendant zu der Unzulänglichkeit weg, wobei ich als Personaler diese Botschaften zwischen den Zeilen gar nicht wirklich wahrnehme. Also interpretieren Sie nicht zu viel hinein.

Hier einige Beispiele, die Unzulänglichkeiten im Arbeitszeugnis formuliert werden können:

  • mangelnde Eigeninitiative – »Er hat alle ihm übertragenen Arbeiten pflichtbewusst erledigt« → Er zeigte keine Eigeninitiative; Passivierungstechnik
  • langsamere Arbeitsweise – der Mitarbeiter erledigte all seine Aufgaben mit höchster Sorgfalt.
  • Querulanten werden gerne als kritisch und anspruchsvoll bezeichnet.
  • Micromanager – Sie/er arbeitete mit größter Genauigkeit.
  • Leistungseinstufung – sie beginnt bei »hat Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen versucht« (Note 6) und endet bei »stets zu unserer vollsten Zufriedenheit« (Note 1), siehe Tabelle unterhalb
  • oder konkreter, bei zu wenig Umsatz bspw. – Er erzielte nicht unerhebliche Verkaufserfolge
  • Faulheit – Sie zeigte stets Verständnis für ihre Arbeit
  • Unpünktlichkeit – sie lässt sich möglichst dadurch beschreiben, dass diese Eigenschaft weggelassen wird. Wer den Fleiß und die Ehrlichkeit des Mitarbeiters lobt, der würde in diesem Fall auch die Pünktlichkeit aufzählen. Geschieht das nicht, kam der Mitarbeiter zu spät

Was darf nicht im Arbeitszeugnis stehen?

Nicht alles, was man gerne in ein Arbeitszeugnis schreiben möchte, darf auch enthalten sein. Beispielsweise sind einschränkende Aussagen oder auch doppelte Verneinungen ebenso zu vermeiden, wie zweideutige Sätze. Folgende Punkte dürfen beispielsweise nicht erwähnt werden:

  • Abmahnungen,
  • Alkoholmissbrauch
  • Betriebsratstätigkeit (Ausnahme: Freistellung länger als ein Jahr)
  • Drogenmissbrauch
  • Gesundheitszustand (Ausnahme: wenn eine akute Gefährdung Dritter ernsthaft zu befürchten ist, z. B. Epilepsie),
  • Krankentage (Ausnahme: wenn die Fehlzeiten im Verhältnis zur Gesamtdauer des Arbeitsverhältnisses beträchtlich sind, z. B. über 50 %)
  • Mutterschutz/Schwangerschaft
  • Nebentätigkeiten
  • Parteizugehörigkeit
  • Gewerkschaftsmitgliedschaft
  • Privatangelegenheiten
  • Religiöses Engagement
  • Schwerbehinderteneigenschaft
  • Straftaten (wenn sie nicht unmittelbar das Arbeitsverhältnis berühren)
  • Streik und Aussperrung
  • Vorstrafen
  • Wettbewerbsverbote

Einmalige Vorfälle oder Umstände, die für den Arbeitnehmer, seine Führung und Leistung nicht charakteristisch sind – seien sie für ihn vorteilhaft oder nachteilig – gehören nicht in das Zeugnis. Ebenfalls haben Ironie oder Spott nichts in einem Arbeitszeugnis zu suchen.

Benotungsskala

Oben hatte ich ja schon Formulierungsbeispiele genannt. Nachfolgend finden Sie eine allseits gültige Skala, welche Formulierung zu welcher Benotung der Leistung und der Person im Arbeitsverhältnis passt. Hinter den Formulierungen verbirgt sich folgende Notenskala:

Formulierung im ArbeitszeugnisBenotung
„stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“sehr gute Leistungen
„stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt“gute Leistungen
„zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt“vollbefriedigende Leistungen
„stets zu unserer Zufriedenheit erledigt“befriedigende Leistungen
„zu unserer Zufriedenheit erledigt“ausreichende Leistungen
„im großen und ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt“mangelhafte Leistungen
„zu unserer Zufriedenheit zu erledigen versucht“unzureichende Leistungen
Quelle: Wikipedia, Arbeitszeugnis

Leistungsbewertung

Neben der objektiven Tätigkeitsbeschreibung kommt der subjektiven Leistungsbeschreibung ebenfalls große Bedeutung zu. Achten Sie hier unbedingt auf Vollständigkeit! Wird beispielsweise ein wichtiger inhaltlicher Aspekt vollständig vernachlässigt, geht der Personaler eines zukünftigen Unternehmens davon aus, dass dieses Kriterium nur mangelhaft erfüllt wurde und deshalb verschwiegen wird.

Die Leistungsbewertung sollte nach diesem Schema aufgebaut sein:

  • Arbeitsbereitschaft (Wollen)
  • Arbeitsbefähigung (Können)
  • Fachwissen
  • Arbeitsweise
  • Arbeitsstil
  • Arbeitserfolg
  • Führungsleistung (falls gegeben)

Bewertung des Sozialverhaltens

Hier wird Ihr Umgang mit den folgenden Personengruppen dargestellt:

  • Vorgesetzte (intern)
  • Kolleginnen und Kollegen (intern)
  • Kunden und Geschäftspartner (extern)

Datum der Ausstellung

Dem Ausstellungsdatum des Arbeitszeugnisses gilt eine besondere Bedeutung, denn auch hier kann eine codierte Botschaft enthalten sein. Beispiel gefällig? Bei einem Arbeitszeugnis, welches eine Tätigkeit mit Ausscheiden zum 31.12.2020 beschreibt, ist das Ausstellungsdatum auf 30. September 2020 datiert, also etliche Monate vor dem formellen Ausscheiden. Das ist ein Indiz für eine Freistellung und einer nicht gütlichen Trennung, selbst wenn die Schlussformulierung anderes zeigt. Das Ausstellungsdatum sollte also möglichst mit dem formell letzten Tag des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen. Nicht auffällig hingegen sind Abweichungen im Zeitraum von wenigen Wochen, da Zeugnisse teils vor dem Ausscheiden und oft erst danach erstellt werden. Hat der Arbeitnehmer das Zeugnis rechtzeitig verlangt und hat sich die Ausstellung aus organisatorischen Gründen verzögert, sollte das Datum wohlwollend auf das Vertragsende zurückdatiert werden. Wird allerdings das Zeugnis auf Wunsch des Arbeitnehmers oder aufgrund eines Vergleichs oder Urteils korrigiert und erneut ausgefertigt, so hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass auf das Datum der Erstausstellung zurückdatiert wird.

Wer unterschreibt ein Arbeitszeugnis?

Früher galt, dass Arbeitszeugnisse im Regelfall zwei Unterschriften trugen, im Öffentlichen Dienst sowie in Kleinunternehmen oft nur eine. Bei zwei Unterschriften unterzeichnet bspw. der direkte oder der nächst höhere Vorgesetzten gemeinsam mit der Personalabteilung. Natürlich kann das Arbeitszeugnis auch vom Personalleiter alleine unterschrieben sein. Das Bundesarbeitsgericht hat vor 19 Jahren entschieden (BAG 26.6.2001, 9 AZR 392/00), dass ein Arbeitszeugnis nicht zwingend vom Arbeitgeber oder seinem gesetzlichen Vertretungsorgan unterzeichnet werden muss. Vielmehr reicht die Unterschrift eines unternehmensangehörigen Vertreters des Arbeitgebers aus, wenn aus dem Zeugnis hervorgeht, dass dieser gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugt war. Übrigens muss der arbeitgeberseitige Unterzeichner erkennbar ranghöher sein als der Mitarbeiter.

Fazit – Zeugnisse genau kontrollieren

Lesen Sie genau das Arbeitszeugnis. Gerade auch, wenn nicht sorgsam gelesen wird, fallen Unzulänglichkeiten oder falsche oder falsch interpretierbare Passagen meist erst auf, wenn eine Korrekturmöglichkeit verfristet ist.

Viel Erfolg mit Ihrem Arbeitszeugnis!

Beste Grüße

Ihr Marcus K. Reif

Hinweis: Dies ist ein Beitrag von einem Personaler für Personaler und keine Rechtsberatung. In Rechtsfragen wenden Sie sich gerne an einen Arbeitsrechtsanwalt Ihres Vertrauens.

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