Meetings sind Zeitfresser – das hatte Steve Jobs schon früh erkannt. Viele hassen die unkontrollierten Meetings. Die Teilnahme an zu vielen Meetings kann sehr anstrengend und ermüdend sein. Und sowohl die Produktivität als auch die Qualität leiden, wenn die Mitarbeiter abschalten, demotiviert werden und wertvolle Zeit für die Arbeit verlieren. Daher ist es kaum verwunderlich, dass Manager in einer Umfrage angaben, dass 83 % der Besprechungen in ihrem Kalender unproduktiv sind. Viele Experten bezeichnen Meetings als den “Produktivitätskiller Nummer eins im Büro”.
Ich habe eine persönliche These. Je mehr in Ihrer Kultur Bürokratie und Micromanagement verankert sind, desto häufiger wird über das Instrument Meetings geführt. Meetings sind oftmals das Instrument, um ausbleibendes Leadership zu kompensieren. Da werden top-down Informationen geteilt, Aufgaben zugewiesen, Fragestellungen erörtert oder Updates gegeben.
Erfolgreiche Leader, um hier die Differenzierung zum Management auch sprachlich umzusetzen, nutzen Meetings mit gänzlich anderen Aspekten. Jeff Bezos verbietet PowerPoint, Elon Musk erteilte seinen Mitarbeitern die Erlaubnis, ein Meeting sofort zu verlassen, sofern der besprochene Inhalt für sie irrelevant wird,
Meetings kosten Zeit, rauben Energie, sind ineffizient und unproduktiv
Doch trotz dieses scheinbar überwältigenden Konsenses werden endlose Check-Ins, Nachbesprechungen, Besprechungen mit allen Mitarbeitern und Zoom-Anrufe in der Unternehmenswelt nach wie vor als Plage angesehen. Was müssen wir tun, um uns von unserer kollektiven Sucht nach Meetings zu befreien?
Als Verhaltenswissenschaftler, die sich mit Glück und Zeitmanagement beschäftigen, und als Mitbegründer eines Startups, das eine Meeting-Software entwickelt, die auf jahrzehntelanger Erfahrung in der Entwicklung von Kommunikations- und Kollaborationstools beruht, wissen wir, dass die Psychologie uns dabei helfen kann, unser Verhalten (und unsere Interaktion) zu verändern. Im Folgenden gehen wir auf die häufigsten psychologischen Fallstricke ein, die dazu führen, dass wir mehr Meetings abhalten und an ihnen teilnehmen, als wir sollten, und bieten forschungsgestützte Strategien an, die Mitarbeitern, Managern und ganzen Unternehmen helfen, diese zu überwinden.
Fakten sprechen für sich
Ergebnisse der Studie Workplace Woes: Meetings Edition von Atlassian (Confluence, Jira, Trello) unter 5.000 Büroangestellten aus fünf Ländern. Quelle: https://business-user.de/team/warum-meetings-produktivitaetskiller-nr-1-sind/
- 80 Prozent der Befragten halten ihre Meetings in der Regel als wenig zielführend.
- 71 Prozent der Meetings bleiben ergebnislos, sodass ein Nachfolgetermin notwendig ist.
- 78 Prozent haben Schwierigkeiten, ihrer eigentlichen Tätigkeit nachzugehen, wenn sie an allen angesetzten Meetings teilnehmen.
- 44 Prozent der 1.000 Befragten aus Deutschland machen wegen der wachsenden Zahl der Meetings Überstunden.
Wieso halten wir an Meetings fest?
Kontrolle: Meetings sind ein Instrument, um Kontrolle auszuüben. Das Führungsprinzip Command & Control wird ideal bedient, die Führungskraft bekommt einen Raum, wo die Kollegen aufgrund der Einladung zum Meeting sein müssen.
Egoismus: viele Führungskräfte haben ein Reaktionsmuster bei Themen, Problemen oder Herausforderungen: “wir brauchen ein Meeting”. Und verkennen dabei den Kern von Meetings. Sie nehmen die eigene Perspektive als allgemeingültig und laden alle zu einem Meeting ein. Und die Mitarbeiter müssen durch diesen brennenden Reifen springen.
Input-Orientierung: viel zu viele Wissensarbeiter definieren sich immer noch über quantitative Aspekte. “So viele E-Mails habe ich gestern erhalten”, “so viele Meetings habe ich im Kalender” etc. Die Chiffre von vielen Meetings und E-Mails steht für ein beschäftigt sein, unterstreicht vordergründig die Wichtigkeit
psychologisches FOMO: es ist okay, bei einem Meeting nicht dabei zu sein. Anwesenheit ist keine Produktivität.
Tipps für Meetings
- es ist okay, nicht bei einem Meeting dabei zu sein (kein FOMO)
- bei Meetings immer eine aktive Rolle einnehmen. Gelingt das nicht, sind Sie falsch in diesem Meeting
- stellen Sie sich immer selbst in Frage: leisten Sie in dem Meeting keinen Wertbeitrag, führen Sie es nicht zu einem Erfolg, bringen Sie keine Lösungsvorschläge, dann sind sie ebenfalls falsch im Meeting
- Seien Sie vorbereitet für das anstehende Meeting. Hierzu sollten Sie wissen, um was es im Meeting geht. Gibt es eine Agenda, gibt es eine klare Beschreibung, zu welchem Zweck eingeladen wurde? Haben Sie ausreichend Zeit, sich damit zu beschäftigen?
- Laden Sie zu einem Meeting ein, dann planen Sie entsprechend: Vorlauf, Dauer des Meetings, Agenda, Sinn und Zweck, welchen Beitrag wünschen Sie von den Teilnehmern?
- laden Sie nicht nur mit Vorlauf ein, sondern auch zu normalen Arbeitszeiten
- schützen Sie Ihre eigene Arbeitszeit. Delegieren Sie, hinterfragen Sie, entscheiden Sie auch, mal nicht hinzugehen
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Meeting ja oder nein?
Für Ihre eigene Reise, ob eine Entscheidung für ein Meeting richtig ist, hilft Ihnen vielleicht dieses Schema von Elizabeth Grace Saunders.
Die Psychologie hinter der Überlastung durch Meetings
In der modernen Arbeitswelt sind Meetings allgegenwärtig. Sie dienen dazu, Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und die Zusammenarbeit zu fördern. Doch zunehmend klagen viele Angestellte über die Belastung und den Stress, den eine Vielzahl von Meetings mit sich bringt. Doch was steckt hinter dieser Überlastung und wie wirkt sie sich auf unsere Psyche aus? In diesem Artikel beleuchten wir die psychologischen Aspekte der Meeting-Überlastung und geben Tipps, wie man dieser entgegenwirken kann.
1. Die Natur der Meetings und ihre Auswirkungen
Meetings sind oft als notwendiges Übel betrachtet. Sie unterbrechen den Arbeitsfluss, fordern Aufmerksamkeit und verlangen oft eine aktive Teilnahme. Psychologisch gesehen, führen häufige Unterbrechungen zu einem Phänomen, das als „Task Switching“ bekannt ist. Jedes Mal, wenn wir die Aufgabe wechseln, braucht unser Gehirn Zeit, um sich neu zu orientieren. Diese ständigen Wechsel erhöhen den kognitiven Aufwand und vermindern die Effizienz.
2. Die kognitive Belastung
Jedes Meeting fordert kognitive Ressourcen. Wir müssen zuhören, Informationen verarbeiten und oft auch selbst Beiträge leisten. Diese mentale Anstrengung ist vergleichbar mit einer intensiven geistigen Übung. Wenn Meetings sich häufen, bleibt wenig Zeit für Erholung. Dies kann zu mentaler Erschöpfung führen, die sich in Form von Konzentrationsproblemen, verminderter Kreativität und erhöhter Reizbarkeit äußert.
3. Soziale und emotionale Aspekte
Meetings sind nicht nur kognitive, sondern auch soziale Ereignisse. Sie verlangen soziale Interaktion, die ebenfalls energieaufwendig ist. Besonders in Videokonferenzen, wo nonverbale Hinweise schwerer zu erkennen sind, steigt der Aufwand, um soziale Signale richtig zu deuten und angemessen zu reagieren. Diese ständige soziale Anspannung kann zu emotionaler Erschöpfung führen.
4. Der Druck zur Produktivität
In vielen Unternehmen gibt es einen hohen Druck zur Produktivität. Meetings werden oft als Indikator für Aktivität und Engagement gesehen. Dieser Druck kann dazu führen, dass Meetings auch dann angesetzt werden, wenn sie nicht notwendig sind, was die Belastung zusätzlich erhöht. Mitarbeiter fühlen sich verpflichtet, an allen Meetings teilzunehmen, um präsent und engagiert zu wirken, selbst wenn dies ihre Produktivität beeinträchtigt.
5. Strategien zur Reduzierung der Überlastung
Um der Meeting-Überlastung entgegenzuwirken, können folgende Strategien hilfreich sein:
- Klare Ziele und Agenden: Meetings sollten nur dann stattfinden, wenn sie einen klaren Zweck haben. Eine gut strukturierte Agenda hilft, die Zeit effizient zu nutzen.
- Zeitmanagement: Die Anzahl der Meetings sollte begrenzt werden. Festgelegte Zeiten für ungestörtes Arbeiten können helfen, die kognitive Belastung zu reduzieren.
- Pausen einplanen: Regelmäßige Pausen zwischen Meetings sind wichtig, um mentale Erholung zu ermöglichen.
- Alternativen in Betracht ziehen: Nicht jedes Problem erfordert ein Meeting. E-Mail, Kollaborationstools oder kurze Abstimmungen können oft genauso effektiv sein.
- Selbstfürsorge fördern: Unternehmen sollten die Bedeutung der Selbstfürsorge betonen und ihren Mitarbeitern helfen, Techniken zur Stressbewältigung zu erlernen.
Fazit
Die Überlastung durch Meetings ist ein ernstzunehmendes Phänomen, das tief in unserer Arbeitskultur verankert ist. Indem wir die psychologischen Mechanismen hinter dieser Überlastung verstehen, können wir effektive Maßnahmen ergreifen, um die Belastung zu reduzieren und die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern. Eine bewusste und reflektierte Meeting-Kultur ist der Schlüssel zu einer gesünderen und effizienteren Arbeitsumgebung.
