Personalberatung ist nicht gleich Personalberatung. Wir haben Recruiting-Agenturen, Personalberater für Direktansprache und das Segment des Executive-Searchs. In Deutschland arbeiten 7.500 Headhunter, diese generierten mit insgesamt 14.500 Mitarbeitern rund 2,4 Mrd. Euro Umsatz. Auf die Ergebnisse des Jahres 2024 warte ich, man kann davon ausgehen, dass die Branche analog der letzten Jahre wieder prosperiert mit leichtem Wachstum, was den Polykrisen geschuldet sein würde. Nehmen Sie das Thema wichtig, denn Headhunter können Ihre Karriere beflügeln.
Mit all den Entlassungen und den Stellenstreichungen, die nahezu täglich durch die Medien gehen, hat man das Gefühl, dass die geschäftserfolgskritische Disziplin Recruiting und Talent Acquisition der Vergangenheit angehören. Doch der Eindruck täuscht hoffentlich. Unternehmen reagieren mit hartem OPEX-Management auf die Polykrise und dem enger werdenden finanziellen Spielraum. Das verschiebt die Handlungszonen. Gefühlt gab es im HR in den letzten 1,5 Jahren kaum nennenswerte Vakanzen. Menschen kündigen in der Krise seltener, neue Stellen werden nur behutsam geschaffen, durch Fluktuation freigewordene Rollen oftmals rationalisiert oder intern besetzt. Nichtsdestoweniger verkennen wir die Notwendigkeit, unsere internen Recruiting-Fähigkeiten auf höchstes Niveau zu entwickeln, aber auch die externen Instrumente, zu denen die Personalagenturen und Headhunter gehören, auszubauen.
Mit wem möchten Sie arbeiten?
Meist erfolgt die Auswahl des externen Recruiting-Dienstleisters auf Basis des Vertrauens. Man kennt jemanden, vertraut ihm, gibt ihm Aufträge. So werden gut ⅔ aller Aufträge vergeben. In größeren Firmen und in Konzernen spielt auch eine Rolle, mit welchem Beratungsunternehmen man bevorzugt arbeitet. In Branchen, auf gewissen Senioritäten und in bestimmten Segmenten spielt auch der große Name der Personalberatung eine Rolle.
Stellen Sie sich bspw. die Frage: was wollen Sie ausgeben? Damit kommen Sie von einer ökonomischen Perspektive der Lösung, welchen Dienstleister Sie nutzen sollten, schon recht nahe. Oft entscheiden Firmen anhand des Budgets. Bedenken Sie, dass die alte Regel auch bei den Personalberatungen gilt: “you get what you pay!”. Der günstigste ist nicht der beste.
Der Vollständigkeit halber müssen wir noch über die Definition der Personalberatung sprechen. Die Kategorie Personalberatungen umfassen deutlich mehr als das Segment der Personalgewinnung, nämlich Personalstrategie, Personalmarketing, Personalbeschaffung, Personaleinsatz, Personalentwicklung und Personalfreisetzung. Umgangssprachlich sind Personalberater allerdings synonym zu Headhuntern, also bleiben wir dabei, dass es hier um Personalgewinnung geht.
Heute sind immer noch viele Firmen der Meinung, dass man mit erfolgsorientierten Recruiting-Agenturen allen Recruiting-Herausforderungen gerecht wird. Die Zeiten, dass Headhunter ab 33 % des Erstjahresgehalt tätig werden, sind schon lange rum. Doch nur erfolgsorientiert arbeiten zu lassen, wird Sie auf Dauer nicht glücklich machen.
Renommierte Personalberatungen erkennt man sicherlich an der Fähigkeit eines eigenen Researchs, guten und zuverlässigen Referenzen sowie einem Ethos guter Arbeit. Das reine “Verticken” von Lebensläufen hingegen gehört nach meiner Beobachtung nicht zu diesem Segment. Das Honorarmodell ist ebenfalls ein Aspekt, der zur Auswahl eines leistungsfähigen Personalberaters dazu gehört.
Wer sind denn nun die Top-Personalberatungen? Umsatz ist ein Kriterium, um einen Blick auf Organisationsgrad, Prozessdurchdringung und Strukturen zu bekommen. Für Personalberater ist aber das Netzwerk das alles entscheidende Kriterium. Aus meiner Sicht muss man vor einer Mandatierung einer Personalberatung segmentieren:
- welche Seniorität wird gesucht?
- welche Branchenexpertise ist vonnöten?
- welche Kompetenzorientierung soll der zukünftige Mitarbeiter mitbringen?
- zu welchen Konditionen und welchem Mandatsrisiko darf beauftragt werden?
Personalberater, die für 5.000 Euro Kandidaten suchen, arbeiten sicherlich mit einer eigenen Datenbank oder einer recht losen Direktsuche in öffentlich zugänglichen Netzwerken im Internet. Eine tiefgreifende Recherche, wer in welcher Branche und welchem Berufsfeld die besten Akteure sind, kann es für diesen Preis nicht geben. Beispielsweise auf Linkedin oder Xing, den Lebenslaufdatenbanken und Business-Foren kann man schon zügig Ergebnisse erhalten. Eine qualitätsorientierte Direktansprache, mit intensivem Research und einem Gespräch durch den Personalberater im Vorfeld der Übermittlung an den Kunden, wird ihren Preis haben. Irgendwo zwischen 22-30 % des Jahresgehalts sind die Honorare angesiedelt. Man sollte hier eher auf Qualität achten, wenigen auf das Honorar. Denn einen Kandidaten zu suchen mit drei Jahren Berufserfahrung dürfte jedem Personalberater schwer fallen. Doch jemand zu finden, der 10-15 Jahre Expertise mitbringt und einer von 300 auf dem Markt agierenden Experten ist, ist die eigentliche Herausforderung.
Struktur der Personalberatungen
- Executive-Search
- Direkt-Search
- Personalvermittler
- Lebenslaufmakler
- Online-Agenturen
- Arbeitnehmerüberlassung
- Interim-Management
Also auch hier gilt, den richtigen Dienstleister für den richtigen Bedarf zu finden.
Retainer oder Contingency?
Die hiesigen Personalberatungen arbeiten entweder auf Basis eines “Retainer” oder “Contingency” – also im Fall von “Contingency” mit einer reinen Erfolgsorientierung – Bezahlung nur bei Einstellung – oder mit festen Honorar-Staffeln.
Retainer: Sie bezahlen einen Teil der Suche schon zu Beginn sowie zu festgelegten Meilensteinen. Beispielsweise ist eine oft verwendete Methode die Drittelregelung: 1/3 bei Auftragserteilung, 1/3 bei Kandidatenvorstellung und das letzte 1/3 bei Einstellung.
Natürlich gibt es auch Modelle mit vier Rechnungen, 50 % Kick-on-Rate und etliche andere Modi, angefangen von Mindesthonorar bis hin zu anderen Verteilungen der Raten. Da wir immer noch Vertragsfreiheit in Deutschland haben, gibt es keine feste Regeln. Es herrscht die Meinung vor, dass Retainer besser abgearbeitet werden, weil die Ernsthaftigkeit der Mandatierung – Firma zahlt vorab – höher ist im Vergleich zur Erfolgsorientierung.
Contingency: der Personalberater wird nur im Einstellungsfall ein Honorar erhalten. Firmen lieben dies, weil sie ihr ökonomisches Risiko minimieren. Das funktioniert auch in etlichen Fällen ganz gut, meist bei den Lebenslaufmaklern, die Ihnen Lebensläufe schicken und falls einer davon passt, ist das ein einträgliches Geschäft für beide Seiten. Aber nicht, wenn Sie eine Suche mandatieren wollen!
Deckeln Sie das Honorar: Wenn Sie Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer suchen, denen Sie sehr hohe Gehälter zahlen, deckeln Sie lieber das Honorar. Gerade erst hörte ich von einem Placement bei einem lokalen Finanzinstitut, welches einen Sprecher des Vorstands einstellte. Gehalt: 3 Mio. Euro. Der Personalberater schickte die Rechnung: sie war siebenstellig. Und ich bin sicher, jeder andere Personalberater wäre auch mit einem Honorar von 300.000 Euro zufrieden gewesen.
Seniorität?
Eine Faustregel aus meiner Sicht – je seniorer die gesuchte Persönlichkeit, desto renommierter muss die Personalberatung sein. Hier empfehlen sich Personalberatungen mit übergeordneter Bekanntheit und Bedeutung. Denken Sie also weniger branchenorientiert, sondern an die großen 5 Headhunting-Firmen oder die hochwertigen Boutiquen.
Markt- oder Deskresearch
Wer Profile rekrutiert mit 3-6 Jahren Berufserfahrung sollte sowieso besonders darauf achten, welche Beratung er mandatiert. Die großen und renommierten Personalberatungen arbeiten mit eigenem Research und damit mit einer höheren Mindestkostenstruktur. Unter 35.000 Euro Honorar können die eigentlich nicht anfangen zu arbeiten. Das Jahresgehalt eines solchen Profils entspräche aber einem Prozenthonorar von rund 40-50 %, also viel zu teuer. Ergo steigen die Kosten pro Einstellung und der Personalberater müht sich in einem Segment, für das er originär nicht ausgerichtet ist. Also gilt eher eine Personalberatung zu finden, die einen Desk-Research in Business- und sozialen Netzwerken als Schwerpunkt leistet. Ein Marktresearch bei dieser Zielgruppe ist einfach zu teuer.
Exklusivität
Aus beider Sicht sollte es nur eine rein exklusive Mandatierung von Personalberatungen geben. Ich verstehe Unternehmen nicht, die – vermutlich aufgrund Panik – mehrere Personalberatungen parallel arbeiten lassen. Ich hatte das letztes Jahr am eigenen Leib erfahren. Ich wurde angesprochen auf eine Stelle bei einer Bank. Kam darüber in den Prozess über eine renommierte Personalberatung. Die Chemie zwischen dem Hiring-Manager und mir war nicht ideal. Der Headhunter sagte mir ab. Eine Woche später eine Ansprache über eine weitere der Top-10-Personalberatungen. Habe freundliche Grüße an den Auftraggeber übermitteln lassen. Vier Wochen später kam die Anfrage über eine der weiteren Top-Personalberatungen. Drei Personalberatungen, allesamt eine grundsolide Marktrecherche, allesamt vermutlich mit den richtigen (und gleichen) Personen gesprochen. Verrückt. Welches Bild zeichnet der Auftraggeber nur im Markt?
Wenn die gewünschte Zielgruppe und damit der zukünftige Kollege gleich von mehreren Personalberatern kontaktiert wird, ist diese Wirkung mehr als negativ, somit direkt ein negativer Impact auf das Employer-Branding. Das sollte man tunlichst vermeiden.
Branchenspezialisten
Ab wann sollte man auf reine Branchenspezialisten zugreifen? Die Antwort drehe ich mal um. Sobald Sie eine Seniorität von Bereichsleiter und darüber hinaus rekrutieren wollen, tritt aus meiner Erfahrung die Branchenexpertise in den Hintergrund. Die Fähigkeit zur Identifizierung, Ansprache und Begeisterung der gewünschten Persönlichkeiten ist hier prioritär. Natürlich ist das sprichwörtliche goldene Adressbuch eines erfahrenen Headhunters sein Geld wert. Doch in Zeiten sozialer Netzwerke, wie Xing und Linkedin, Blogs und eigener Webseiten sind proprietäre Lebenslaufdatenbanken auch nicht mehr alleine glücklich machend.
Briefing
Ohne ein umfassendes Briefing sollten Sie nie eine Personalberatung laufen lassen. Konsistente Botschaften für Ihren Dienstleister als verlängerten Arm Ihrer Rekrutierung und eben Botschafter Ihrer Marke. Da sollte der Dienstleister wissen, was er zu erzählen hat. Schließlich ist das der erste Eindruck und eine Visitenkarte Ihrer Rekrutierungsstrategie und Ihres Unternehmens.
Sie sollten deshalb wissen, wer gerade in Ihrem Auftrag auf dem Markt Menschen anspricht. Und eben wie, in welcher Form und mit welchen Botschaften. Das ist auf jeden Fall ein entscheidender weicher Faktor, der dafür spricht, sich mit “Preferred Suppliern“, also mittels Rahmenverträgen auf eine geringe Anzahl an bevorzugten Dienstleistern festzulegen. Durch die kontinuierliche Tätigkeit für Sie steigt auch die Verlässlichkeit der Botschaften!
Extrem wichtig ist die Klarheit des Suchprofils. Ich habe unzählige Male erlebt, dass sich das Suchprofil über die Suche hinweg geändert hat. Arbeiten Sie sehr konkret daran, Klarheit in das gewünschte Profil zu bekommen. Machen Sie diesen Aufwand immer mit dem Personalberater zusammen, denn der schaut aus einer ganz anderen Perspektive auf das Profil als Sie aus der Personalabteilung oder der Hiring-Manager aus dem Fachbereich.
Die Berechnung des True-ups können Sie hier nachlesen!
Fazit
Aus Arbeitgebersicht gibt es mehrere wesentliche Aspekte, die bei der Beauftragung und Steuerung von Headhuntern berücksichtigt werden sollten:
- Klare Zieldefinition und Anforderungsprofil:
Es muss von Anfang an festgelegt werden, welche Positionen besetzt werden sollen und welche Qualifikationen, Erfahrungen sowie Soft Skills die idealen Kandidaten mitbringen. Eine präzise Beschreibung erleichtert es dem Headhunter, zielgerichtet zu suchen. - Auswahl des richtigen Headhunters:
Neben der Reputation und Erfahrung sollte der Headhunter über fundierte Branchenkenntnisse und ein starkes Netzwerk verfügen. Referenzen und frühere Erfolge können hier als Indikator für die Qualität der Arbeit dienen. - Transparente Vertragsgestaltung:
Vereinbarungen sollten eindeutig festlegen, welche Leistungen erwartet werden, wie Honorare (z. B. erfolgsbasiert oder Festhonorar) strukturiert sind, welche Fristen gelten und wie der Datenschutz sowie Vertraulichkeit gehandhabt werden. - Effektive Kommunikations- und Reporting-Struktur:
Regelmäßige Abstimmungen und ein klar definierter Kommunikationsplan sind essenziell. So können Fortschritte, Herausforderungen und Anpassungen im Suchprozess zeitnah besprochen werden. - Klare Erfolgskriterien und Controlling:
Legen Sie messbare KPIs (z. B. Anzahl qualifizierter Kandidaten, Time-to-Hire oder Interview-Conversion-Rates) fest, um den Erfolg der Zusammenarbeit objektiv bewerten und bei Bedarf nachsteuern zu können. - Integration in den internen Recruiting-Prozess:
Der Headhunter sollte eng mit Ihrem internen HR-Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass er die Unternehmenskultur und -werte angemessen repräsentiert und nahtlos in den bestehenden Recruiting-Prozess eingebunden ist. - Stärkung des Employer Brandings:
Da Headhunter oft als erste Kontaktstelle für potenzielle Kandidaten fungieren, ist es wichtig, dass sie die Arbeitgebermarke authentisch und positiv vermitteln.
Diese Punkte sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit mit Headhuntern strukturiert, transparent und zielgerichtet abläuft – was letztlich zu einer erfolgreichen Besetzung offener Positionen beiträgt.
Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit.
Mit meinen besten Grüßen
Ihr Marcus K. Reif
