Eine der oft gestellten Fragen in der Steuerung unserer Personalarbeit ist die richtige Ressourcenplanung. Bei der ersten Idee zu diesem Beitrag wollte ich eigentlich nur über die Recruiting-Ressourcen schreiben, versuche aber trotzdem ein wenig auszuholen. Aktuell, das zeigen Studien von McKinsey, Harbinger Consulting, Personio, Fortune Business Insights und andere, dass die HR-Abteilung eine proportionale Größe zwischen 0,4 bis 4,5 % der Gesamtbelegschaft erreicht. Natürlich bedingt das Unternehmen die richtige Ratio.

Dimensionierung HR-Ressourcen

Über die Dimensionierung der HR-Ressourcen hatte ich bereits am 5. Mai gebloggt. Wenn Sie daran interessiert sind, finden Sie den Beitrag hier. Das hier ist die Fortsetzung für die Recruingeinheit:

Kalkulation HR-Ressourcen: Wie viel HR-Kapazität benötigen Sie für Ihr Unternehmen?

Ein sehr digitales Unternehmen mit niedriger Fluktuation wird anders aufgestellt sein als ein Mittelständler in der Peripherie oder eine Bank mitten in Frankfurt. Die Aspekte der verfügbaren/attrahierbaren Zielgruppe, die Knappheit der gesuchten Talente, die Arbeitslosenquote, die Stärke des Arbeitgebers in der Region bestimmen die Ausgangssituation. Daneben spielen ein modernes Employer-Branding und eine moderne Unternehmenskultur die Kür.

Zusammenfassung der HR-Quoten

Unternehmensgröße/-typ	HR-Mitarbeitende pro 100 Beschäftigte
Konzerne (>1.000 MA)	0,4 – 1,5
Mittelstand (250–1.000 MA)	1,5 – 2,5
Schnell wachsende Unternehmen	2,5 – 4,5

Gehen wir nun auf den Recruiterbedarf ein.

Kalkulation Recruiter-Bedarf

Wie viele Recruiting-Kapazität benötigen Sie für Ihr Unternehmen?

Ich habe eine Beispielrechnung für ein alltägliches Suchprofil und gehe nach den nachfolgend genannten Kriterien davon aus, dass ein Recruiter rund 22 Stunden für diese Tätigkeit, also die Besetzung einer Vakanz, tätig ist. Die Kalkulation ist theoretisch, denn praktisch liegen die Tätigkeiten nicht direkt sequenziell hintereinander. Das soll aber das Beispiel hier nicht schmälern.

Design von Marcus K. Reif

Zu dieser Kalkulation können noch Gewichtungen hinzukommen. Diese wären beispielsweise:

Schwierigkeitsgrad des Suchprofils
Seniorität
Standort/Remote-Fähigkeit
Arbeitgeberattraktivität
Compensation & Benefits
Digitalisierungsgrad und KI

Diese Aspekte und einige andere mehr sind Multiplikatoren, die den zu leistenden Aufwand hebeln. Ist die Aufgabe eher technisch oder in einer Nische, kann sich der Aufwand beim Sourcing schnell mal verzehnfachen, weil Active-Sourcing und bei der Steuerung der externen Dienstleister als verlängerte Werkbank des Recruitings viel mehr zu tun ist.

Ebenso bei der Seniorität. Je nischiger und senioriger eine Vakanz ist, desto höher ist der Aufwand. Nicht selten gehen alleine die 22 Stunden alleine fürs Active-Sourcing drauf. Man kann es im Mittel eben nicht pauschal für alle Recruiting-Aktivitäten sagen.

32 Einstellungen pro Recruiter und Jahr

Um die Berechnung für Sie anschaulich zu machen. Ein Recruiter arbeitet rund 1.700 Stunden Arbeitszeit. Davon ziehen Sie 25 % für Admin, Meetings und Operatives ab. Bleiben netto rund 1.275 Stunden. Nehmen wir an, dass ein Recruiter im Mittel rund 40 Stunden für die Besetzung seiner Stellen benötigt. Dann können Sie mit einer Produktivität von 32 Einstellungen pro Recruiter und Kalenderjahr rechnen.

Gibt es andere Wahrheiten?

Klar! Und wie schaffen es Unternehmensberatungen hier auf eine Ratio 1:80 oder 1:120 zu kommen? Die Antwort ist einfach: Auswahltage, vollstrukturierte Auswahlmethodik, Einsatz von Eignungsdiagnostik, keine 1:1-Single-Interviews bei Praktikanten und Absolventen. Bei Berufserfahrenen und Executives sind die Ratios auch eher bei 1:40 bis 1:25 (aus eigener Erfahrung und Verantwortung).

Wie sind Ihre Erfahrungen? Teilen Sie diese Sicht? Lassen Sie uns gerne direkt über die Kommentare hier ins Gespräch kommen. Freue mich drauf.

Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit. Sie ist so wichtig.

Mit meinen besten Grüßen

Ihr Marcus K. Reif