Personalgewinnung ist nicht mehr reaktiv

Personalberatungen gehören zum Sourcing-Mix. Doch welche sind die richtigen Partner für das konkrete Mandat und den konkreten Bedarf? Wie finde ich die richtige Personalberatung und wie wähle ich meinen “Partner” aus? Ich schreibe hier gerne mal meine Gedanken nieder. 

Nur um Klarheit zu geben. Personalberatungen werden aus meiner Sicht im Wesentlichen als Dienstleister für die Personalbeschaffung angesehen. Der Vollständigkeit halber bleibt anzumerken, dass die Wertschöpfungsketten der Personalberatungen deutlich davor und danach Services offerieren:

Segmente

  • Personalstrategie
  • Personalmarketing
  • Personalbeschaffung
  • Personaleinsatz
  • Personalentwicklung
  • Personalfreisetzung

Ich beziehe mich hier – rein aus Leidenschaft – auf den Punkt 3 – die klassische Personalbeschaffung mittels Personalberater.

Die hier geschilderte Situation tritt bei den meisten hiesigen Unternehmen ein. Der Fachbereich meldet sich bei der HR-Abteilung und fordert die Neubesetzung einer Position, weil aus vielerlei Gründen diese nun vakant ist. Ob es eine Kündigung, Versetzung, interner Rollenwechsel, eine zeitlich begrenzte Auszeit, Elternzeit oder Rente ist – die Gründe hierfür sind vielfältig. Und immer wieder gleich strukturiert ist der Besetzungsprozess – nämlich im Wesentlichen reaktiv! Von praktikablen Instrumenten des Talentmanagements und Nachfolgeplanungssystemen sind die meisten Unternehmen ähnlich weit entfernt, wie die Erde vom Mond. Also dreht sich auf Anforderungen das ganz große Rad – manchmal sogar ganz am Anfang begonnen, was denn genau die Stellen- und Rollenbeschreibung ist, welches Profil an Persönlichkeit darauf passt, welche Neigungen, Eigenschaften, Kompetenzen und Perspektiven diese haben darf oder soll. Und nicht selten wird zeitlicher Druck aufgebaut, weil das ja die Wichtigkeit unterstreicht. Was folgt sind Anrufe bei Agenturen, die doch eine Print-Anzeige schalten sollen, gerne kombiniert mit einer Online-Stellenanzeige, weil man weiß, dass die nachfolgenden Generationen gerne im Internet sind.

Personalabteilungen, die dieses Spiel mitspielen, dürfen sich nicht wundern, wenn sie als Kostenfaktor oder Administrator geschäftskritischer Maßnahmen gelten. Also sollte HR nicht nur den anderen beim Arbeiten zuschauen, sondern ein Aktivposten werden, der über das Sourcing von solchen, auch kurzfristigen Bedarfen mehr als eine vage Idee hat, siehe auch Weshalb das Business die HR-Abteilung belächelt – oder weshalb HR geschäftserfolgskritisch wirken muss.

Insbesondere bei sehr senioren Profilen ist ein wichtiger Teil des Sourcing-Mixes die Personalberatungen. Was genau sind Personalberatungen, Headhunter usw.? Dies sind externe Dienstleister, die für Unternehmen die Suche und Auswahl von Personal übernehmen. Und dies gerne in einem hochwettbewerbsorientierten Umfeld, in einem engen Segment guter und kompetenter potenzieller Mitarbeiter. Dafür muss man sich mehr Gedanken machen, denn dieser Teil des Sourcings ist elementar und die Folgen massiv.

Ein Personalberater ist Botschafter des Unternehmens. Sendet er die falschen Botschaften, ist der Schaden im Markt hoch!

Bin neben dem beruflichen Berührungspunkt auch leidenschaftlicher Fan der Dienstleistung, deshalb ist dies durchaus hin und wieder Thema bei mir im kleinen Blog. Die letzten Beiträge drehten sich um den Markt selbst sowie die Umsätze und deren Transformation im Einklang mit Bordmitteln der Unternehmen (Active Sourcing) durch soziale Netzwerke:

Der Markt der Personalberatungen

Zum Markt der Personalberatungen in Deutschland bloggte ich bereits. In Deutschland sind rund 5.500 Personalberater tätig bei rund 2.000 verschiedenen Sozietäten und Unternehmen. Sie erreichen einen Gesamtumsatz von 1,49 Mrd. Euro in Deutschland. Der Nachteil ist, dass die Tätigkeit eines Personalberaters weder normiert, noch geschützt ist. Wie trennt sich nun die Spreu vom Weizen?

Renommierte Personalberatungen erkennt man sicherlich an der Fähigkeit eines eigenen Researchs, guten und zugängigen Referenzen sowie einem Ethos guter Arbeit. Das reine “Verticken” von Lebensläufen hingegen gehört nach meiner Beobachtung nicht zu diesem Segment.

Das Honorarmodell ist ebenfalls ein Aspekt, der zur Auswahl eines leistungsfähigen Personalberaters dazu gehört.

Wer sind denn nun die Top-Personalberatungen? Umsatz ist ein Kriterium, um einen Blick auf Organisationsgrad, Prozessdurchdringung und Strukturen zu bekommen. Für Personalberater ist aber das Netzwerk das alles entscheidende Kriterium. Aus meiner Sicht muss man vor einer Mandatierung einer Personalberatung segmentieren:

  • welche Seniorität wird gesucht?
  • welche Branchenexpertise ist vonnöten?
  • welche Kompetenzorientierung soll der zukünftige Mitarbeiter mitbringen?
  • zu welchen Konditionen und welchem Mandatsrisiko darf beauftragt werden?

Personalberater, die für 5.000 Euro Kandidaten suchen, arbeiten sicherlich mit einer eigenen Datenbank oder einer recht losen Direktsuche in öffentlich zugänglichen Netzwerken im Internet. Beispielsweise auf Linkedin oder Xing, den Lebenslaufdatenbanken und Business-Foren. Eine qualitätsorientierte Direktansprache, mit intensivem Research und einem Gespräch durch den Personalberater im Vorfeld der Übermittlung an den Kunden, wird ihren Preis haben. Irgendwo zwischen einem Drittel des Jahresgehalts und darunter sind die Honorare angesiedelt. Man sollte hier eher auf Qualität achten, wenigen auf das Honorar. Denn einen Kandidaten zu suchen mit drei Jahren Berufserfahrung dürfte jedem Personalberater schwer fallen. Doch jemand zu finden, der 10-15 Jahre Expertise mitbringt und einer von 300 auf dem Markt agierenden Experten ist, ist die eigentliche Herausforderung.

Struktur der Personalberatungen

  • Executive-Search
  • Direkt-Search
  • Personalvermittler
  • Lebenslaufmakler
  • Online-Agenturen
  • Arbeitnehmerüberlassung
  • Interim-Management

Also auch hier gilt, den richtigen Dienstleister für den richtigen Bedarf zu finden.

Retainer oder Contingency?

Die hiesigen Personalberatungen arbeiten entweder auf Basis eines “Retainer” oder “Contingency” – also im Fall von “Contingency” mit einer reinen Erfolgsorientierung – Bezahlung nur bei Einstellung – oder mit festen Honorar-Staffeln zu üblicherweise jeweils 1/3: 1/3 bei Auftragserteilung, 1/3 bei Kandidatenvorstellung und das letzte 1/3 bei Einstellung. Oftmals lagen mir in den letzten Jahren auch Modelle mit vier Rechnungen, 50 % Kick-on-Rate und etliche andere Modi vor. Da wir immer noch Vertragsfreiheit in Deutschland haben, gibt es keine feste Regeln.

Seniorität?

Eine Faustregel gilt immer – je seniorer die gesuchte Persönlichkeit, desto renommierter die Personalberatung. Hier empfehlen sich Personalberatungen mit übergeordneter Bekanntheit und Bedeutung.

Wer Profile rekrutiert mit 3-6 Jahren Berufserfahrung sollte sowieso besonders darauf achten, welche Beratung er mandatiert. Die großen und renommierten Personalberatungen arbeiten mit eigenem Research und damit mit einer höheren Mindestkostenstruktur. Ergo steigen die Kosten pro Einstellung und der Personalberater müht sich in einem Segment, für das er originär nicht ausgerichtet ist. Also gilt eher eine Personalberatung zu finden, die einen Desk-Research in Business- und sozialen Netzwerken als Schwerpunkt leistet. Ein Marktresearch bei dieser Zielgruppe ist einfach zu teuer.

Exklusivität

Aus beider Sicht sollte es nur eine rein exklusive Mandatierung von Personalberatungen geben. Ich verstehe Unternehmen nicht, die – vermutlich aufgrund Panik – mehrere Personalberatungen parallel arbeiten lassen. Wenn man hier leistungsfähige Partner an seiner Seite weiß, wird die gewünschte Zielgruppe und damit der zukünftige Kollege gleich von mehreren Personalberatern kontaktiert. Wir Wirkung ist mehr als negativ. Somit direkt ein negativer Impact auf das Employer-Branding. Das sollte man tunlichst vermeiden.

Branchenspezialisten

Ab wann sollte man auf reine Branchenspezialisten zugreifen? Die Antwort drehe ich mal um. Sobald Sie eine Seniorität von Bereichsleiter und darüber hinaus rekrutieren wollen, tritt aus meiner Erfahrung die Branchenexpertise in den Hintergrund. Die Fähigkeit zur Identifizierung, Ansprache und Begeisterung der gewünschten Persönlichkeiten ist hier prioritär.

Briefing

Ohne ein umfassendes Briefing sollten Sie nie eine Personalberatung laufen lassen. Konsistente Botschaften für Ihren Dienstleister als verlängerten Arm Ihrer Rekrutierung und eben Botschafter Ihrer Marke. Da sollte der Dienstleister wissen, was er zu erzählen hat. Schließlich ist das der erste Eindruck und eine Visitenkarte Ihrer Rekrutierungsstrategie und Ihres Unternehmens.

Anzeigen-gestützt – ja oder nein?

Meine Meinung ist abgeschlossen. Anzeigen kann ich auch selbst schalten, dafür brauche ich niemanden, der verdeckt schaltet. Habe ich Angst davor, selbst “post and pray” vorzunehmen, habe ich sicherlich eine größere Herausforderung mit meiner Unternehmensmarke. Das Argument, dass vielleicht eine Rolle besetzt werden sollte, die heute noch besetzt ist, trägt auch nicht. Die Anzeige ist Teil des Sourcing-Mixes. Der Personalberater ebenso. Die Vermischung zweier Sourcing-Kanäle half in der Vergangenheit selten.

Wie wähle ich einen Personalberater aus?

Hier möchte ich nicht mit pauschalen Empfehlungen die gewachsene Struktur in einem Unternehmen übergehen, deshalb geht meine Empfehlung nur bis zu den grundsätzlichen Schritten:

  1. Profildefinition (welche Kollegin/welchen Kollegen suchen Sie? Was muss diese Person können? Welche Expertise bringt sie mit?)
  2. mit welcher Seniorität und welcher Expertise suchen Sie?
  3. welchen Kostenrahmen haben Sie zur Verfügung?
  4. gibt es bevorzugte Dienstleister für Ihr Unternehmen und passt eines oder mehrere auf Ihren Bedarf?
  5. weitere Schritte … 

… aber dieser Rest kommt von selbst :). Lassen Sie in der Regel immer mehr als einen Personalberater “pitchen”, ergo mit dem Fachbereich und Ihnen in ein Gespräch gehen.

Hoffe, ich konnte eine hilfreiche Perspektive liefern. Rückfragen – jederzeit herzlich gerne über die Kommentarfunktion in diesem Artikel!

Beste Grüße

Marcus Reif

verfasst durch Marcus K. Reif
Passionierter Personaler, engagierter Kommunalpolitiker, stolzer Vater und treuer Eintracht-Frankfurt-Fan. Erfahren Sie mehr über mich auf meiner Profilseite. Freue mich auf den Dialog! Und bis dahin gibt es Neues auf Twitter @marcusreif