Der Verwaltungsapparat lebt – aber warum?
In deutschen Personalabteilungen wird noch immer viel zu viel verwaltet und zu wenig gestaltet. Was ursprünglich der Unterstützung von Mitarbeitenden und Führungskräften diente, ist vielerorts zu einem trägen, bürokratischen Apparat mutiert. Von der Erfassung von Arbeitszeiten über manuelle Urlaubsanträge bis hin zu dreifach gegengezeichneten Weiterbildungsanträgen – viele dieser Prozesse sind historisch gewachsen, aber heute weder effizient noch notwendig.
Beispiel: Die Genehmigung eines externen Coachings für eine Führungskraft kann in manchen Unternehmen bis zu vier Wochen dauern – nicht, weil der Inhalt kritisch ist, sondern weil vier verschiedene Abteilungen zustimmen müssen: HR Business Partner, Kostenstellenverantwortliche, Einkauf und ggf. sogar der Betriebsrat. In einer agilen Welt ist das nicht mehr zeitgemäß.
Bürokratie, wo keine sein müsste
Ein Großteil der bürokratischen Last entsteht durch Misstrauen, Kontrollwahn oder absicherndes Verhalten. Standardprozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitender, Vertragsänderungen oder Leistungsbeurteilungen werden oft unnötig kompliziert gestaltet. Beispiele dafür sind:
- Unnötige Papierformulare trotz vorhandener digitaler Systeme.
- Redundante Genehmigungsschleifen, bei denen Personen in Entscheidungen eingebunden werden, ohne echten Beitrag zu leisten.
- Verwirrende Rollenverteilungen zwischen HR, Führungskräften und anderen Abteilungen.
Diese Bürokratie kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Motivation. Denn niemand identifiziert sich mit einem System, das permanent Hürden aufbaut.
„HR muss befreien, nicht verwalten.“
Ein modernes People Management beginnt dort, wo Bürokratie endet.
– Marcus K. Reif
Wer ist verantwortlich – und wofür?
Ein zentraler Fehler im aktuellen System ist die unklare Verantwortung: Viele Aufgaben, die eigentlich in die Hoheit der Führungskräfte gehören, werden in die HR-Abteilungen verlagert – oft aus Bequemlichkeit oder Angst vor Fehlern. Umgekehrt maßt sich HR in manchen Organisationen Entscheidungsgewalt an, die besser im operativen Geschäft aufgehoben wäre.
Ein gesundes People Management braucht klare Verantwortlichkeiten:
- HR als Enabler, nicht als Gatekeeper: HR schafft Systeme, Tools und Guidelines – aber entscheidet nicht alles selbst.
- Führungskräfte als Entscheider und Kulturträger: Sie sind verantwortlich für die Entwicklung ihrer Teams und die Anwendung der HR-Instrumente.
- Mitarbeitende als selbstverantwortliche Akteure: Transparente Prozesse ermöglichen es auch ihnen, Aufgaben wie Fortbildungsanträge, Zeiterfassung oder Zielvereinbarungen selbst zu managen.
Ein neues Dogma für HR: Befreien statt Verwalten
Was es jetzt braucht, ist ein neuer Leitsatz für das People Management der Zukunft: „HR muss befreien, nicht verwalten.“
Die Rolle der Personalabteilung wandelt sich von der behördlichen Instanz zum strategischen Partner. Das bedeutet:
- Standardisierung nur, wo sie sinnvoll ist.
- Automatisierung, wo Prozesse repetitiv sind.
- Verantwortung, wo sie hingehört – zu den Menschen selbst.
Der Abschied von der Bürokratie ist keine Frage der Technologie, sondern der Haltung. Wer seine Organisation zukunftsfähig machen will, muss bereit sein, liebgewonnene Kontrollmechanismen loszulassen und den Fokus auf Wirkung statt Vorschrift zu legen.
Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit. Sie ist so wichtig.
Mit meinen besten Grüßen
Ihr Marcus K. Reif
Infobox: Bürokratie im HR – Zahlen, die zum Nachdenken anregen
- Bis zu 30 % Kostenersparnis sind laut McKinsey möglich durch den gezielten Abbau unnötiger HR-Bürokratie und die Automatisierung repetitiver Aufgaben.
(Quelle: McKinsey Global Institute, 2021)Ende der Bürokratie im HR – Auf dem Weg zu einem neuen Dogma im People Management - 38 % der Arbeitszeit in HR-Abteilungen entfallen auf administrative Aufgaben.
(Quelle: PwC HR Performance Study, 2022) - Nur 16 % der befragten HR-Führungskräfte geben an, genügend Zeit für strategische Aufgaben zu haben.
(Quelle: Kienbaum HR-Trendstudie, 2023) - 78 % der Mitarbeitenden empfinden interne Prozesse als zu kompliziert – HR-Prozesse stehen dabei an zweiter Stelle nach IT.
(Quelle: Gallup „State of the Global Workplace“, 2023) - Jede dritte Organisation in Deutschland nutzt weiterhin manuelle Prozesse für Urlaubsverwaltung, Reisekosten und Zeiterfassung.
(Quelle: Bitkom-Studie zur Digitalisierung der Verwaltung, 2023)
