Zum 01.08.2022 tritt die Novelle des Nachweisgesetzes in Kraft. Das ist eines der weniger bekannten Gesetze, trifft aber den Regelungsbedarf der hiesigen Personalabteilungen im Kern. Mittlerweile hat die Bundesregierung eine Vorlage in den Bundestag eingebracht, der die beschlossen wurde. Leider, muss man sagen, hat der deutsche Gesetzgeber keinen Gebrauch von den Digitalisierungsmöglichkeiten gemacht, die die zugrundeliegende EU-Richtlinie beinhaltet. Diese neue Anforderung für Arbeitsverträge möchte ich hier kurz darlegen.
Der Fall der Schließung eines Arbeitsvertrags bedarf weiterhin der Schriftform. Ergo, DocuSign und andere hilfreiche Tools zur Signierung eines digitalen Arbeitsvertrags sind weiterhin ok, letztlich erreicht das Arbeitsverhältnis mit den Inhalten des Arbeitsvertrags erst durch die Schriftform die volle Gültigkeit. Hierzu reicht es, wenn das Dokument (via DocuSign bearbeitet) in Papierform einseitig durch Bevollmächtigten des Arbeitgebers unterzeichnet ausgehändigt wird. Bevollmächtigter ist mind. “i. V.” und vertritt üblicherweise den Arbeitgeber in Vertragsfragen.
Bereits ab dem 1. August 2022 müssen Arbeitgeber die Vorgaben in die Personalpraxis implementiert haben. Wir müssen uns also sputen. Die Regelungen und Formerfordernisse gelten für den Nachweis der Arbeitsbedingungen und betreffen neu zu schließende sowie bereits bestehende Arbeitsverträge. Damit setzt der deutsche Gesetzgeber die EU-Arbeitsbedingungsrichtlinie um, mit der auf europäischer Ebene ein einheitlicher Rahmen für mehr Transparenz am Arbeitsplatz durch die Information der Beschäftigten über die wesentlichen Arbeitsbedingungen geschaffen wurde. Unternehmen haben damit deutlich umfassendere Nachweispflichten gegenüber ihren Beschäftigten.
Nachweis und Arbeitsvertrag
| Nachweis | Arbeitsvertrag |
| schriftliche Niederlegung der wesentlichen Vertragsbedingungen durch den Arbeitgeber. Muss Schriftform haben, elektronische Form ist ausgeschlossen. | nicht zwingend schriftlich, kann mehr enthalten als die wesentlichen Bedingungen, wird durch den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer geschlossen. Kann formfrei sein, nur Befristung bedarf der Schriftform. |
Was muss der Nachweis inhaltlich erfassen?
Inhaltlich muss der Nachweis folgende Inhalte darlegen:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
- Enddatum oder vorhersehbare Dauer einer Befristung
- Dauer einer vereinbarten Probezeit
- kurze Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit
- Angaben zum Arbeitsort oder dessen freier Wahl
- Vergütungszusammensetzung, inkl. Prämien und Zulagen
- Angaben zur vereinbarten Arbeitszeit (oder Schichtsystematik)
- Information zu Abrufarbeit nach §12 TzBfG
- Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (Achtung: Pauschalabgeltung beziffern)
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
- Anspruch auf Fortbildung
- Information zum Versorgungsträger für betriebliche Altersvorsorge
- Angaben zum Verfahren im Falle einer Kündigung
- Hinweis auf zusätzliche Regelungen, wie Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge etc.
Müssen Arbeitsverträge geändert werden?
Neuverträge regeln Sie einfach, indem Sie ein Addendum dem Arbeitsvertrag beilegen, welches die Formerfordernis für das Nachweisgesetz erfüllt. Bestehende und Altverträge müssen Sie nur auf Verlangen des Arbeitnehmers mit einem expliziten Nachweis bedienen. Hierfür haben Sie eine gesetzliche Frist von 7 Tagen. Die bestehenden Arbeitsvertragsmuster für künftig zu schließende Arbeitsverträge müssen nicht geändert werden. Es reicht, wenn Sie ein Addendum als Nachweis nutzen. Dieser sollte die vorgenannten Inhalte darlegen und muss unterzeichnet sein. Um nicht mehrere Nachweisschreiben versenden zu müssen, sollten diese Pflichten einheitlich am ersten Tag der Arbeitsleistung oder bereits bei Vertragsschluss erfüllt werden.
Wieso nicht alles in den Arbeitsvertrag einbauen?
Wenn Sie alle Inhalte des Nachweisgesetzes in den Arbeitsvertrag einfügen, sind diese Elemente beidseitig vereinbart und rechtsverbindlich. Sie würden damit Aspekte aus dem Direktionsrecht aufgeben, was bedeutet, diese Aspekte sind nicht mehr einseitig änderbar. Ein Addendum zu Nachweisgesetz ist als einseitige Willenserklärung allerdings änderbar und lässt das Direktionsrecht unangetastet. Dies betrifft bspw. Arbeitsort, Art der Tätigkeit etc.
Weiterhin können Sie den Arbeitsvertrag via DocuSign und anderen Lösungen papierlos unterzeichnen und prozessieren. Rein das Addendum für die Erfüllung des Nachweisgesetzes muss ausgedruckt, unterschrieben und übergeben werden.
Erklärvideo
In Kürze erklärt die Firma Smartsteuer sehr anschaulich hier das Nachweisgesetz
Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit!
Beste Grüße
Ihr Marcus K. Reif
