Eine der oft gestellten Fragen in der Steuerung unserer Personalarbeit ist die richtige Ressourcenplanung. Bei der ersten Idee zu diesem Beitrag wollte ich eigentlich nur über die Recruiting-Ressourcen schreiben, doch das kommt später. Aktuell, das zeigen Studien von McKinsey, Harbinger Consulting, Personio, Fortune Business Insights und anderen, liegt die HR-Abteilung mit einer proportionalen Größe zwischen 0,4 bis 4,5 % gemessen an der Gesamtbelegschaft. Natürlich bedingt das Unternehmen die richtige Ratio.
Zur Verdeutlichung: Ein sehr digitales Unternehmen mit niedriger Fluktuation wird anders aufgestellt sein als ein Mittelständler in der Peripherie, eine Bank mitten in Frankfurt oder eine Beratung mit sehr hohen Fluktuationsraten. Bei hoher Fluktuation wird der Bereich Talent-Acquisition, Recruiting, Employer-Branding viel stärker dimensioniert sein müssen, logisch. Die Aspekte der verfügbaren/attrahierbaren Zielgruppe, die Knappheit der gesuchten Talente, die Arbeitslosenquote, die Stärke des Arbeitgebers in der Region bestimmen die Ausgangssituation. Daneben spielen ein modernes Employer-Branding und eine moderne Unternehmenskultur die Kür.
Wir stehen wir aktuell?
1. Konzerne (über 1.000 Mitarbeitende)
- HR-Quote: Zwischen 0,4 und 1,5 HR-Mitarbeitende pro 100 Beschäftigte
- Median: Etwa 1,0
- Tendenz: Sinkend durch Digitalisierung, Automatisierung und Outsourcing
Große Unternehmen profitieren von Skaleneffekten und setzen verstärkt auf spezialisierte HR-Funktionen, wie People Analytics, HRIS und Business Partnering. Die Digitalisierung trägt dazu bei, administrative Aufgaben zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Das etablierte Operatingmodel nach Dave Ulrich sorgt für eine tendenziell tayloristische Arbeitsmethodik, aber auch eine hohe Spezialisierung. Die Recruitingeinheit besteht aus reinen Recruitern, oft gepaart mit Aufgaben des Sourcings, Personalmarketings oder gar des Employer-Brandings.
2. Mittelstand (250–1.000 Mitarbeitende)
- HR-Quote: Etwa 1,5 bis 2,5 HR-Mitarbeitende pro 100 Beschäftigte
- Median: Rund 1,7
- Struktur: Oft zweigeteilt in klassische HR-Services (z. B. Payroll, Administration) und strategische Bereiche (z. B. Recruiting, Learning & Development)
Mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen sowohl administrative als auch strategische HR-Aufgaben zu bewältigen. Eine klare Strukturierung und Priorisierung der HR-Funktionen ist daher essenziell.
3. Schnell wachsende Unternehmen / Start-ups
- HR-Quote: Bis zu 3,4 HR-Mitarbeitende pro 100 Beschäftigte
- Spitzenwerte: In Phasen starken Wachstums oder bei hoher Fluktuation können Werte von bis zu 4,5 erreicht werden
- Fokus: Starker Bedarf an Recruiting, Onboarding und Kulturentwicklung
In der Wachstumsphase investieren Start-ups häufig überdurchschnittlich in HR, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Der Aufbau einer stabilen Unternehmenskultur und effektiver HR-Prozesse ist in dieser Phase besonders wichtig.
Zusammenfassung der HR-Quoten
| Unternehmensgröße/-typ | HR-Mitarbeitende pro 100 Beschäftigte |
|---|---|
| Konzerne (>1.000 MA) | 0,4 – 1,5 |
| Mittelstand (250–1.000 MA) | 1,5 – 2,5 |
| Schnell wachsende Unternehmen | 2,5 – 4,5 |
Infos zur Berechnung
In der Realität empfiehlt es sich, die Betrachtung in zwei Teile zu splitten. Zum einen in die Gesamt-Ratio sowie die effektive Ratio. Bei der Gesamtratio werden alle HR-Funktionen eingerechnet, also auch die Führungskräfte, Payroll, Internal Communication, HR-Controlling, Talent-Acquisition etc. Bei der “effective HR Ratio” werden die Zentralfunktionen in der Organisation betrachtet, diese sind bspw. HRBPs, HR Operation und Recruiting.
Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit. Sie ist so wichtig.
Mit meinen besten Grüßen
Ihr Marcus K. Reif
