HR im Krisenmodus. Was uns Corona abverlangt, was HR tun muss und was uns Corona evtl. sogar bringt

Corona-Virus wird Sie erreichen

COVID-19 verbreitet sich mit exponentieller Geschwindigkeit. Der Corona-Virus hat die Welt auf den Kopf gestellt. So ziemlich alle Bereiche sind im Krisenmodus. Italien hat das Land für 4 Wochen runtergefahren, China ebenfalls, seit gestern ist auch in Hessen ein wahrnehmbarer Krisenmodus zu beobachten. Ab Montag bleiben die Schulen und Kindergärten geschlossen. Bereits seit einer Woche werden flächendeckend Veranstaltungen abgesagt. Die Methodik dahinter wird mit “flatten the curve” umschrieben. In aller Kürze lässt sich das umschreiben, dass die Verbreitung des Virus verlangsamt werden muss, damit die kritischen Bereiche Sicherheit, medizinische Versorgung usw. damit zurecht kommen. Ansonsten würde uns ein Engpass im Gesundheitswesen zu hart treffen. Die Grafik unterhalb zeigt, dass durch die “soziale Distanzierung” die Zeit ab der ersten Infektion deutlich gestreckt wird.

Die Sterblichkeit hängt bei Überschreitung der Spitalskapazitäten auch von der Verfügbarkeit von Spitalsbetten bzw. Betten auf Intensivstationen ab
Quelle: SARS-CoV-2 auf Wikipedia

Das Corona-Virus heißt eigentlich Sars-Cov-2, COVID-19 nennt sich die Krankheit. Symptome treten bei 99 Prozent der Erkrankten innerhalb von zwei Wochen auf. Das Virus braucht ein Enzym namens Furi, um sich zu aktivieren (in Lunge oder anderen Organen). Da das Virus neu ist, gibt es in der Bevölkerung keine Grundresistenz, wie beispielsweise bei der Influenza. Das macht es so schwierig. Wie Kanzlerin Merkel anmerkte, werden 70 % der Deutschen Bevölkerung mit dem Virus infiziert werden. Nur ein geringer Teil derer wird ernsthaft erkranken. Doch ist es ein Unterschied, ob innerhalb von 3 Monaten Zehntausende erkranken oder innerhalb von einem Jahr deutlich weniger. Denn es gibt weder einen Impfstoff, noch ausreichend Lungenheilungskapazitäten.

Die weltweite Ausbreitung von COVID-19 wurde am 11.03.2020 von der WHO zu einer Pandemie erklärt. Das Robert Koch-Institut erfasst kontinuierlich die aktuelle Lage, bewertet alle Informationen und schätzt das Risiko für die Bevölkerung in Deutschland ein. Es handelt sich weltweit und in Deutschland um eine sehr dynamische und ernst zu nehmende Situation. Bei einem Teil der Fälle sind die Krankheitsverläufe schwer, auch tödliche Krankheitsverläufe kommen vor.

“Im Moment ist die Angst vor dem Coronavirus gefährlicher als das Virus selbst.“
– Professor Jochen Werner, Ärztlicher Direktor und Vorstandsvorsitzender des Universitätsklinikums Essen

Im Personalwesen führten die Themen “Business Continuity Management” und “Health Management” ein stiefmütterliches Dasein. Corona hat in so kurzer Zeit alles neu priorisiert. Auf einmal geht es um die Fragen, wie wir die Beschäftigungsfähigkeit unserer Mitarbeiter sowie die Fortführung der Geschäftstätigkeit als Ganzes sicherstellen können.

Crisis Board

Stellen Sie die notwendigen Führungskräfte zusammen in einem Crisis Board. Das Risikomanagement ist ebenso zwingend, wie das Personalwesen. Sollte Kommunikation durch eine eigene Abteilung sichergestellt werden, ist diese auch zwingend. Diese Kollegen entscheiden über alle nachfolgenden Elemente. Zuallererst geht es um eine gute und umfassende Kommunikation. Im Rahmend er Fürsorgepflicht muss der Arbeitgeber Risiken minimieren. Er muss die Mitarbeiter über Risiken aufklären. Eine gute Übersicht dazu liefert die Übersicht des Robert Koch Instituts: https://www.rki.de/SharedDocs/FAQ/NCOV2019/FAQ_Liste.html

Und deshalb hat das Crisis Board sämtliche Maßnahmen zu koordinieren und umfassend alle Mitarbeiter zu informieren. Gerade der Flurfunk funktioniert exzellent in solchen Zeiten. Aus einem Mitarbeiter, der kurz beim Kaffee holen hustet, wird zwei Stunden später ein Corona-kritischer Patient, wenn gute Kommunikation ausbleibt. Erstellen Sie Notfallpläne für alle Anlässe. Sofern Sie eine Arbeitnehmervertretung haben, binden Sie diese mit ein!

Die wichtigen Planungsgrundlagen sind unter anderem:

Planung der Liquidität
Sicherstellung der Geschäftsfähigkeit
Reduktion von Cash-Out

Kritische Funktionen für Business-Continuity-Management

Die allererste Pflicht der Personaler ist es, die kritischen Funktionen, Rollen und Mitarbeiter im Unternehmen zu identifizieren. Lassen Sie sich leiten von der Frage, auf welche Mitarbeiter könnten Sie nur schwer einen längeren Zeitraum verzichten. Machen Sie diese arbeitsfähig mit Notebook, VPN und Mobiltelefon. Erstellen Sie einen Business-Continuity-Plan, der in verschiedenen Stufen gezogen werden kann.

Erste Stufe ist die Sensibilisieren der Mitarbeiter auf das Virus und beste Verhaltensweisen (richtiges Händewaschen, Hygienetipps), stellen Sie Desinfektionsmittel in den Toiletten und Waschräumen zur Verfügung, beauftragen sie eine mehrfach tägliche Reinigung und Desinfektion der Publikumsbereiche sowie aller Türen, Türöffner und Türklinken sicher. Informieren Sie über mögliche Homeoffice-Möglichkeiten und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Delegieren Sie diese Entscheidung auf die direkte Führungsebene der Teamleiter, keine Hierarchie-Kaskaden, die lähmen nur.

Zweite Stufe ist die Teilung der Workforce. Schicken Sie einen Teil der Mitarbeiter in kritischen Rollen direkt nach Hause. Unterbinden Sie Meetings, stellen Sie alles vollständig auf virtuelle Meetings um. Business-Continuity-Pläne (BCP) stellen sicher, dass zeitkritische Aktivitäten in Notfällen weiterhin durchgeführt werden können. Zur Redundanz gehören im Regelfall Ersatzarbeitsplätze. Diese räumlich getrennte Infrastruktur wird aktuell von vielen Banken genutzt, um trotz eventueller Corona-Fälle im Hauptgebäude arbeitsfähig zu bleiben.

Schauen Sie sich generell die zum Teil sehr hohen wirtschaftliche Risiken an. Wenn wir nach Italien schauen, wo die wirtschaftliche Tätigkeit quasi auf null gefahren wurde, kann man erahnen, welche Belastungen auf die Unternehmen warten könnten. Das sind beispielsweise

hohe Umsatzeinbrüche,
Ausfall von Forderungen,
Liquiditätsrisiken,
ruinöse Preiskämpfe oder
Probleme mit outgesourcten Einheiten, beispielsweise im Bereich IT

Ihre Notfallpläne sollten Sie umfassend testen. Sprechen Sie mit Ihrer Bank wegen Ihrer eigene Kontokorrent-Kreditlinie, um mögliche Liquiditätsengpässe aufzufangen. Sprechen Sie die Behörden an, ob es Fördermöglichkeiten gibt. Einiges wurde ja in Aussicht gestellt.

Homeoffice

Es gibt arbeitsrechtlich kein Anrecht auf Homeoffice. Wenn es Infektionen oder konkrete Verdachtsfälle in Ihrem Unternehmen gibt, muss ihr Arbeitgeber im Rahmen seiner Fürsorgepflicht abwägen, ob er auf der Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro oder am Arbeitsplatz besteht. Der Hintergrund dieser Maßnahme wird landauf und landab praktiziert. Viele beschreiben dies als Maßnahme, die den Durchbruch für New Work bringen wird. Ich glaube da noch nicht dran, weil die Handlungsmaximen dahinter unterschiedlich sind.

Führen aus dem Homeoffice ist ein nicht zu unterschätzender Effekt. Im Consulting lernt man das sehr schnell, weil es die einzige Realität ist. Lesen Sie doch auch diesen Artikel: “Die Angst, Kontrolle zu verlieren, ist ganz normal”

Teilung der Workforce

Verteilen Sie Bereiche auf mehrere Standorte. Manche Bank geht dazu über, die kritischen Bereiche im Unternehmen räumlich zu trennen. Entweder arbeitet jeweils eine Hälfte aus regional entfernten Standorten oder von zu Hause. Beispielsweise ist es auch wichtig, die Meetingkultur dabei zu überprüfen.

Meetingkultur

Lösen Sie sich von unnötigen Präsenzmeetings, stellen Sie alles um auf Videokonferenzen oder Telefonaten. Immer, wenn Menschen ihren Weg kreuzen, steigt die Gefahr einer Infektion.

Mitarbeiter in Quarantäne

Was man bei Corona-Virus alles im HR lernt. Quarantäne wird unter § 56 Infektionsschutzgesetz geregelt. Der Arbeitgeber ist berechtigt, die geleisteten Beiträge (Gehalt, Lohn) sich von der Behörde erstatten zu lassen. Achten Sie aber darauf, dass Quarantäne bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter zur Vorsicht und Prävention in häuslicher Quarantäne bleiben. Sie sind vermutlich voll arbeitsfähig, eben aus dem Homeoffice heraus.

Mehr zum Gesetz zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten beim Menschen (Infektionsschutzgesetz – IfSG) erhalten Sie bspw. hier: https://www.gesetze-im-internet.de/ifsg/

Travel-Ban und virtuelle Meetings

Ihre Mitarbeiter dürfen Anweisungen für geschäftliche Reisen nicht ignorieren. Aber denken Sie als Arbeitgeber mit und für Ihre Mitarbeiter. Vermeiden Sie den üblicherweise intensiven sozialen Kontakt, gerade im Vertrieb, Marketing und Recruiting. Vermeiden Sie Reisen, Besuche von Messen und Kongressen, übermäßigen und vermeidbaren Kontakt. Sie sind auch nicht alleine unterwegs, Ihr Gegenüber hat die gleichen Sorgen. Stellen Sie alles auf virtuelle Meetings um und Sie werden feststellen, das macht vieles einfacher, günstiger und alle Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner sind dankbar.

Kurzarbeitergeld?

Die Bunderegierung hat über die Arbeitsagenturen angeordnet, dass bei durch das Coronavirus verursachte Arbeitsausfälle ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld gewährt werden kann. Mehr Infos dazu hier:
https://www.arbeitsagentur.de/news/kurzarbeit-wegen-corona-virus. Das Kurzarbeitergeld beträgt für Arbeitnehmer mit Kindern 67 % der Nettoentgeltdifferenz. Arbeitnehmer ohne Kinder erhalten 60% der Nettoentgeltdifferenz.

Überprüfung Recruiting-Pläne

Die Corona-Krise bleibt nicht ohne Auswirkung auf die Geschäftsmodelle und die Business-Pläne der Unternehmen. Einbußen bei Umsatz und Gewinn werden eine erwartbare Folge sein. Natürlich obliegt es HR, die Auslosung der einzelnen Geschäftsbereiche zu überprüfen. Unternehmensberatung gehen aktuell dazu über, die Auslastung zu überprüfen und Anpassungen der Recruiting-Pläne vorzunehmen. Etliche sind bereits dabei, Angebote, die ausgesprochen werden sollten, nicht auszusprechen. Stellenbedarfe werden erneut überprüft, ob eine Stellenbesetzung wirklich notwendig ist. Und das alles mitten im Fachkräftemangel. Eigentlich verrückt. Wir rutschen da ab in alte Zeiten.

Workforce-Alignment

Schicken Sie, dort wo die Auslastung bereits leidet, die Leute in Urlaub. Fahren Sie auch mittels einer Betriebsvereinbarung die Arbeitszeit für einige Wochen runter, verhandeln Sie mit der Arbeitnehmervertretung, welchen Lohnausgleich Sie vornehmen sollten. Setzen Sie Personal um in Bereiche, in denen mehr zu tun ist. Schauen Sie, welche Projekte Sie schon die ganze Zeit mal angehen wollten, dafür aber meist die Zeit fehlte. Eine gute Gelegenheit haben Sie direkt vor der Nase. Es gibt viele Möglichkeiten, die Kündigung sollte die letzte sein.

Krankschreiben auch telefonisch möglich

Bei Patienten mit leichten Erkrankungen der oberen Atemwege oder Menschen, die laut Robert-Koch-Institut (RKI) die Kriterien für einen Verdacht auf eine Corona-Virus-Infektion erfüllen, genügt nun ein Telefongespräch mit einem Arzt. Das haben der GKV-Spitzenverband und die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) gestern entschieden. Der Verdacht auf Covid-19 ist laut RKI dann begründet, wenn eine Person akute respiratorische Symptome aufweist und entweder Kontakt mit einem bestätigten Fall hatte oder sich in einem Risikogebiet aufgehalten hat. Quelle: Krankschreibung nun auch per Telefon möglich

Wichtige Links für HRler

Das Robert-Koch-Institut gibt einen täglichen Lagebericht zur Coronavirus-Krankheit-2019 (COVID-19) heraus, der alle wichtigen Fakten enthält.

Personaler sind gefordert, der Unternehmensleitung ein gutes Reporting zu geben. Beispielsweise sind die wichtigen KPIs die Anzahl der Infizierten im Land und der Region, die Anzahl der infizierten oder in Quarantäne befindlichen Mitarbeiter.

Was können alle noch tun?

Sich über die Situation informieren, auf den Internetseiten öffentlicher Stellen, die qualitätsgesicherte Informationen anbieten, z.B. Bundesgesundheitsministerium und Landesgesundheitsministerien, Robert Koch-Institut, Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung. Über die Situation vor Ort informiert das zuständige Gesundheitsamt, wenn es erforderlich sein sollte
Keine zweifelhaften Social-Media-Informationen verbreiten
Eine gute Händehygiene praktizieren, sich an die Husten- und Niesregeln halten
Aufs Händeschütteln verzichten
Sich möglichst wenig ins Gesicht fassen, um etwaige Krankheitserreger nicht über die Schleimhäute von Augen, Nase oder Mund aufzunehmen
Abstand halten von Menschen, die sichtbar an einer Atemwegserkrankung leiden, auch wegen der noch laufenden Grippe- und Erkältungswelle
Generell bei Atemwegssymptomen zu Hause bleiben
Infektionsketten unterbrechen helfen (sind Sie krank, schleppen Sie sich nicht ins Büro. Bleiben Sie direkt zu Hause)

Sicherlich hilft auch der Blick nach Asien. Dort ist es Gang und Gäbe, dass man Filtermasken und Handschuhe trägt, keine Hand reicht sondern höflich nickt bzw. sich verbeugt. Auch dies ist eine günstige Gelegenheit, die Infektionskette zu unterbrechen helfen.

Was bringt uns Corona?

Viele sagen, dies ist der Durchbruch für New Work und meinen damit Homeoffice. Der Werterahmen von New Work und das Instrument Homeoffice werden oft synonym verwendet, stehen aber nicht auf der gleichen strategischen Handlungsebene. Ich hoffe sehr, dass durch virtuelle Führung und Dislokation der Mitarbeiterschaft, u. a. durch Homeoffice, ein neues Verständnis für zeitgemäße Arbeitsformen und Führungsstile entsteht. Letztlich ist der große Gewinn durch den Wertbeitrag von HR, die Themen “Business Continuity” und “Health Management” verantwortungsvoll zu übernehmen.

Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit

Ihr Marcus K. Reif