Wenn in HR über Bürokratieabbau gesprochen wird, denken viele an Prozesse rund um Recruiting, Onboarding oder Payroll. Kaum jemand hat dabei Firmenwagen-Richtlinien im Blick. Dabei schlummert genau hier ein massives Effizienz- und Kostenpotenzial – und eine Chance, HR endlich von unnötigen Verwaltungslasten zu befreien.
Gerade in Branchen wie Professional- oder Financial-Services gehören Firmenwagen traditionell zu den beliebtesten Benefits. Unternehmen nutzen sie, um Talente zu gewinnen und zu binden. Typisch ist ein zweigeteiltes System:
- Vergünstigtes Mitarbeiter-Leasing für alle
- Klassisches Firmenwagenprogramm für berechtigte Mitarbeiter:innen ab einer bestimmten Ebene
Doch was auf den ersten Blick attraktiv wirkt, ist hinter den Kulissen oft ein Bürokratie-Monster. Und vor allem: ein erheblicher Kostenblock.
Totes Kapital auf dem Hof
Machen wir eine einfache Beispielrechnung:
- Mittelgroßes Unternehmen mit 2.500 Mitarbeitenden
- 100 Firmenwagen im Fuhrpark
- Durchschnittspreis pro Wagen: 50.000 Euro
- Fluktuation: 10 % pro Jahr → 250 Mitarbeitende verlassen jährlich das Unternehmen
- Etwa 4 % der Mitarbeitenden nutzen einen Firmenwagen
Das bedeutet: 10 Firmenwagen landen pro Jahr ungenutzt auf dem Hof – mitten in laufenden Leasingverträgen.
Selbst wenn wir konservativ rechnen und nur von der halben Leasinglaufzeit ausgehen (18 Monate Restlaufzeit, 1.000 € pro Monat):
10 x 12 Monate x 1.000 € = 120.000 € pro Jahr
an Leasingkosten für ungenutzte Fahrzeuge.
120.000 Euro totes Kapital – jedes Jahr. Und das ohne die internen Aufwände für Verwaltung, Abmeldung, Zwischenlagerung und Neuvergabe zu berücksichtigen.
Bürokratie vs. Flexibilität
Hinter diesen Kosten steckt nicht nur Geld, sondern auch ein komplexer administrativer Prozess:
- Berechtigungsprüfungen für Firmenwagen
- Vertragsverwaltung mit Leasinggebern
- Rückgaben, Übergaben und Schäden
- Abrechnung geldwerter Vorteile
- Koordination mit Flottenmanagern und Steuerabteilungen
Jeder dieser Schritte frisst Zeit – in HR, in Finance, im Fuhrparkmanagement. Doch braucht es diese Komplexität heute noch? Gerade angesichts neuer Mobilitätslösungen (Carsharing, E-Bikes, Mobilitätsbudgets) stellt sich die Frage: Warum halten wir so starr am Firmenwagen fest?
Cash-out statt Blech auf dem Hof
Eine radikale, aber logische Alternative: Mobilitätsbudget oder Cash-out statt Firmenwagen.
Anstelle eines fest zugeordneten Leasingfahrzeugs erhält die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ein Budget – steueroptimiert oder als direkter Zuschuss. Das reduziert:
- Bürokratie (keine Vertrags- und Rückgabeprozesse)
- Kosten (kein totes Kapital bei Fluktuation)
- Komplexität (Mitarbeitende entscheiden selbst, ob Auto, Bahn, E-Bike oder ÖPNV)
Zudem passt diese Lösung besser zu modernen Arbeitsmodellen: weniger Pendeln, mehr Remote, mehr Flexibilität.
Mein Fazit
Firmenwagen-Richtlinien sind eines der letzten großen Relikte alter Benefit-Denke. Wer Bürokratie abbauen will, sollte hier ansetzen: Weg von starren Fahrzeugprogrammen, hin zu flexiblen Mobilitätslösungen. Das spart nicht nur bares Geld, sondern zeigt auch: HR denkt nicht in verstaubten Prozessen, sondern in Lebensrealitäten. Und das ist genau der Mindset-Shift, den moderne Unternehmen brauchen.
Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit. Sie ist so wichtig.
Mit meinen besten Grüßen
Ihr Marcus K. Reif
