In der Mittagszeit kaufen Menschen mehr ein als vormittags oder nachmittags. Auch das Wetter wirkt sich auf unser Einkaufverhalten aus. Was haben diese Informationen mit Workforce Management zu tun? Denken wir an ein Unternehmen wie eine Eisdiele. Es plant den Einsatz seiner Mitarbeiter in Schichten. In der Frühschicht sind 5 Mitarbeiter im Einsatz und in der Spätschicht ebenfalls. Diese Planung führt dazu, dass in den Stoßzeiten und an schönen Tagen der Kundenandrang so groß ist, dass die Mitarbeiter überfordert sind und es zu langen Wartezeiten für die Kunden kommt. Zu anderen Zeiten ist es umgekehrt. Die Nachfrage ist überschaubar, so dass zu wenig Arbeit für alle Mitarbeiter einer Schicht da ist.

An dieser Stelle setzt das Workforce Management an. Dieses machtvolle Instrument zur Personalplanung ermittelt frühzeitig den Bedarf und verfolgt das Ziel, mittel- und langfristige Planungssicherheit herzustellen. Im digitalen Zeitalter ist es leichter als jemals zuvor, eine Wissensbasis zu schaffen, auf deren Basis Entscheidungen getroffen werden können. Damit diese Erkenntnisse für ein Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden können, muss aber ein Bewusstsein dafür vorhanden sein, wie viel Potenzial in der Personalplanung steckt.

Drei gute Gründe, die für die Optimierung des Personaleinsatzes sprechen

Aus meiner langjährigen Erfahrung in diesem Bereich heraus sehe ich vor allem drei gute Gründe, die für den Einsatz eines intelligenten, vorausschauenden Workforce Managements sprechen: Unter dem Strich sinken die Personalkosten (1), die Produktivität wird gesteigert, indem es zu weniger Ausfällen kommt (2), und schließlich steigen dadurch effektiv die Einnahmen eines Unternehmens (3). Die spannende Frage ist: Wie schafft ein intelligentes Workforce Management das? Die einfache Antwort auf diese Frage lautet: durch die Ermittlung und Planung des Personalbedarfs.

3 gute Gründe für #Workforce #Management: Weniger Personalkosten, höhere Produktivität und Gewinne Klick um zu Tweeten

In der Praxis steht das Workforce Management aus meiner Perspektive vor einer doppelten Verantwortung: Die Handlungsfähigkeit einer Organisation oder eines Unternehmens in Echtzeit herzustellen und die workforcemgmtErmittlung eines genauen, mittel- bis langfristig gültigen Personalbedarfs. Insbesondere der letzte Punkt ist mir wichtig. Er ist der Schlüssel dazu, dass Workforce Management nicht zum Krisenmanagement wird. Richtig eingesetzt ist Workforce Management meiner Überzeugung nach vielmehr ein ein verlässliches und mächtiges Instrument zur Verwirklichung von unternehmerischen Zielen.

Die zentrale Voraussetzung des Workforce Managements: Die Datengrundlage

Planung ist beim Workforce Management alles. Darum muss eine solide Grundlage geschaffen werden, auf deren Basis geplant werden kann. Um ein vorab definiertes unternehmerisches Ziel zu erreichen, benötige ich eine gewisse Anzahl an Mitarbeitern mit spezifischen Fähigkeiten. Die genaue Anzahl und der Bedarf an bestimmen Skills und Talenten hängt stark von äußeren Faktoren ab: Wie groß ist die Nachfrage? Wieviele Aufträge liegen konkret vor? Und so weiter. Im Zeitalter der Digitalisierung schaffen Daten diese Grundlage. Ein digitalisiertes Unternehmen, das auf Workforce Management setzen will, muss entsprechend gleichzeitig dafür sorgen, dass ausreichend Daten zur Planung vorliegen. Die Daten versetzen mich in die Lage zu wissen, wieviele Mitarbeiter ich benötigen werde, welche Skills sie brauchen und an welchem Ort und zu welchen Zeiten sie eingesetzt werden müssen.

Planung ist beim #Workforce #Management alles. Daten sind Grundlage der vorausschauenden Planung Klick um zu Tweeten

Workforce Management bedeutet die Professionalisierung des Planungsprozesses

Die Zusammenhänge von Analyse, Prognose, Planung und Umsetzung erweisen sich als ein hochkomplexes Gefüge, das von vielen Faktoren abhängt. Eine Grenze wird durch das Budget eines Unternehmens vorgegeben. Selbst wenn es nötig wäre, zehn zusätzliche Experten einzustellen, kann das Budget zunächst nur für fünf ausreichen. Auch die verfügbaren Assets wie die Zahl der Arbeitsplätze, Maschinen und Tools, stellen äußere Beschränkungen dar. Hinzu kommen die Ausfälle durch Krankheit und Urlaubszeiten, die den Rahmen der Gestaltungsmöglichkeiten bilden.

Die Komplexität und das Zusammenspiel aller Faktoren führen zwangsläufig zu einer Professionalisierung des Planungsprozesses, auf den das Workforce Management die Antwort darstellt. Das Ziel aller Anstrengungen ist es, nicht nur von Tag zu Tag den aktuellen Personalbedarf zu verwalten, sondern die Einsichten aus der Analyse- und Planungsphase zu nutzen, um zu einem aktiven, gestaltenden “strategischen Personalmanagement” zu kommen.

Wie sollte ein Unternehmen beginnen, das auf Workforce Management setzen will?

Was bedeutet all das konkret? Damit Workforce Management zu einem gestaltenden Teil eines Unternehmens oder einer Organisation wird, können diese auf externe Berater zurückgreifen, oder eigens eine Abteilung gründen. Ich denke aber, dass zunächst ein erster, zentraler Schritt notwendig ist, der im Kopf passiert: Wir müssen uns von der Kultur des Präsenzdenkens verabschieden. Nur weil Mitarbeiter physisch in der Zeit zwischen 9 und 17 Uhr anwesend sind, bedeutet das nicht automatisch, dass genau in dieser Zeit die wesentliche Arbeit anfällt und gleichmäßig über all diese Stunden verteilt ist. Es kann viel sinnvoller sein, einen Großteil der Mitarbeiter in der Zeit zwischen 10 und 15 Uhr vor Ort zu versammeln, wenn in dieser Zeit der Bedarf am größten ist. Die restlichen Stunden lassen sich flexibel einteilen.

Damit Workforce Management zur treibenden Kraft bei der Umsetzung von Geschäftsstrategien wird, müssen alte Gesetzmäßigkeiten und Handlungsmuster über Bord geworfen werden. Flexibilität sowie eine professionelle, datengestützte und strategische Planung und Ausführung sind die Eckpfeiler der neuen Arbeits- und Unternehmenskultur. Workforce Management bringt die richtigen Talente zur richtigen Zeit an den richtigen Ort.

zuerst erschienen am 14. November 2016 auf marcusreif.de/…/workforce-management...

verfasst durch Marcus K. Reif

Passionierter Personaler, engagierter Kommunalpolitiker, stolzer Vater und treuer Eintracht-Frankfurt-Fan. Erfahren Sie mehr über mich auf meiner Profilseite. Freue mich auf den Dialog! Und bis dahin gibt es Neues auf Twitter @marcusreif